Utilisation of Document Management Software in File Management for Client Projects : Etteplan Oyj

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi insinööritoimisto Etteplan Oyj, joka tarjoaa laite- ja laitossuunnittelun ratkaisuja, teknisen dokumentoinnin palveluja sekä sulautettujen järjestelmien ja IoT:n ratkaisuja. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia teknistä dokumentointia ja dokumentinhallintaohjelmistoja, ja löytää keinoja saada Etteplanin asiakkaat valitsemaan tietty dokumentinhallintaohjelmisto, jotta asiakasprojektien tiedostonhallinta olisi sujuvampaa ja helpompaa. Työn suoritusaika oli kevät 2019.

Opinnäytetyön keskiössä on Canonin Therefore-dokumentinhallintaohjelmisto, jonka Etteplan hankki käyttöönsä joitain vuosia sitten, mutta josta asiakkaat eivät ole olleet erityisen kiinnostuneita. Kevään 2019 aikana Etteplan päätti muuttaa strategiaansa, mikä tässä tapauksessa tarkoitti Thereforen alasajoa ja jatkossa keskittymistä toimimaan kunkin asiakkaan itse valitseman dokumentinhallintaohjelmiston kanssa. Opinnäytetyön painopiste siirtyi tämän myötä yleistasoisemmaksi siten, että päämääräksi tuli tutkia eri osapuolien tarpeita ja näkökulmia liittyen asiakasprojekteihin, ja sitä mikä tekee dokumentinhallintaohjelmistosta kannattavan valinnan. Huolimatta strategian muutoksesta, opinnäytetyön alkuperäiset lähtökohdat sisällytettiin silti työhön.

Työn teoriaosuus käsittelee teknisen dokumentoinnin perusasioita ja sitä mihin dokumentinhallintaohjelmistojen pitäisi ominaisuuksiltaan kyetä. Tämän jälkeen käsitellään dokumentinhallintaohjelmistojen ja teknisen dokumentoinnin asiakasprojektien suhdetta, ja sitä mitkä useimmiten ovat projektissa mukana olevien tahojen tarpeet ja näkökulmat asioihin. Thereforea ja kahta muuta yleisesti tunnettua dokumentinhallintaohjelmistoa vertailtiin toisiinsa niiden teknisten ominaisuuksien kautta. Dokumentinhallintaohjelmistojen käyttäjäkokemuksiin liittyvä tutkimus toteutettiin sen selvittämiseksi, mitä mieltä itse työntekijät ovat eri dokumentinhallintaohjelmistojen käytöstä. Kyselyn tulokset suhteutettiin teoriaosuuden päätelmiin. Johtopäätökseksi saatiin, että dokumentinhallintaohjelmisto tulisi valita yrityksen suorien tarpeiden lisäksi myös työntekijöitä ajatellen ja heitä kuunnellen, sillä he tulevat käyttämään ohjelmistoa käytännössä. Olennaista on myös huomioida asiakkaiden näkökulma.

The thesis was commissioned by Etteplan Oyj, an engineering company providing engineering solutions, technical documentation services, and embedded and IoT solutions. The main purpose of the thesis was to study technical documentation and document management software, and find solutions to how to make customers choose a specific document management software to make file management in client projects easier. The thesis was conducted in spring 2019.

The thesis is primarily focused on Therefore, a document management software by Canon. Therefore was acquired by Etteplan to make file management in client projects easier but customers were not very interested in starting to use the software. During the writing process of this thesis, Etteplan decided to abandon Therefore and focus on operating with the same document management software as its customers. Due to the shutdown of the software at Etteplan, the focus of the thesis was moved to a more general level to find out what are the views of different operators in client projects and document management software, and what makes a document management software a profitable choice. Despite the change of the strategy of Etteplan, the previous basis of the thesis was preserved.

The theoretical part of the thesis deals with technical documentation and what a document management software should be able to be capable of. This is followed by a study about document management software and client projects, and what are the views of the companies on both sides. Therefore and two other widely known document management software were compared by their technical features. A document management software usage experiences survey was conducted to find out how the employees experience using different document management software. The results of the survey were analysed and made proportional to the theoretical study. The final conclusion of the thesis is that a document management software should be chosen not only for the company itself but also for the employees who use the chosen software. It is also important to consider the perspective of customers and be prepared to sell the idea with facts such as technical specs and usage experiences.