Projektien asiakirjallisen tiedon sähköinen talteenotto : Projektirahoituksen hakeminen, raportoinnin ja talteenoton kehittäminen sähköisessä muodossa, kunnanliikelaitoksessa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kehitetään kunnan liikelaitoksen projektien asiakirjallisen tiedon sähköistä talteenottoa. Projektityön asiakirjallisen tiedon säilyttäminen ja raportointi on koettu työlääksi. Nykyiset ohjelmat ja talousjärjestelmä eivät keskustele keskenään, mikä aiheuttaa saman tiedon kirjaamista useaan eri järjestelmään. Sähköinen asiakirjojen talteenotto tehostaa projektitoimintaa ja tuo kustannussäästöjä sekä tuo laatua projektien ohjaukseen ja raportointiin.

Projektin eri vaiheissa syntyvät asiakirjat tulee olla arkistoitu tietyllä tavalla ja kirjanpidon asiakirjojen tulee olla aukottomasti jäljitettävissä. Lisäksi projekteja rahoittavat tahot ohjeistavat projektien myöntämisen yhteydessä raportoinnille vaatimukset. Projekteissa syntyvä asiakirjallinen tieto jaetaan itse asiakirjoihin ja metatietoon. Metatieto liitetään asiakirjan yhteyteen, joka ohjaa sen elinkaarta. Metatiedon mallinnus sähköiseen arkistointiin siirryttäessä tulee tehdä samanaikaisesti kaikille yrityksessä syntyville asiakirjoille.

Projektin hallintaohjelma sopii asiakirjojen talteenottoon sellaiseen yritykseen, jolla on paljon yhtäaikaisia projekteja. Keskisuuri yritys pärjää laajentamalla käytössä olevaa toimisto-ohjelmistopakettia ja hankkimalla lisäosia projektiohjaukseen. Eriaikaisesti hankittuja järjestelmiä ja ohjelmia voidaan hyödyntää verkkotoimintaympäristössä. Oppimisalustojen käyttö luo yhteisen toimintaympäristön yrityksen muiden järjestelmien kanssa.

Kunnan liikelaitokselle kehitetyn toimintamallin avulla voidaan siirtyä asiakirjojen sähköiseen talteenottoon. Mallissa hyödynnetään olemassa olevia toimisto-ohjelmia, jotka laajennetaan projektinhallintaohjelmalla. Verkkokäyttöisellä oppimisalustalla yhdistetään olemassa olevat ohjelmat ja asiakirjojen talteenotto. Näin mahdollistetaan reaaliaikainen taloudenseuranta ja saadaan jaettua tietoa projektin kaikille osapuolille.

The purpose of this master’s thesis was to develop the digital storage/archiving of project documents in a commercial enterprise of a small municipality. Reporting and saving of project documents needs a lot of work. The current software and project accounting of the company had not been integrated, meaning that the same information was saved in several different locations and systems. Digital storage/archiving of documents would make projects more efficient and bring cost savings and quality to the project management and reporting.

The documents created in different phases of a project must be archived in a certain way and the documents of accounting should have a full audit trail. In addition, project funding set demands for project reporting. The project documents and data can be divided into documents and metadata. Metadata is connected to the document, which controls the document’s lifecycle. The modeling of metadata should be done at the same time to all documents when an enterprise is shifting towards digital archiving.

This study showed that a project management program was suitable for digital storage/archiving of documents in a company with a lot of projects. A middle-sized enterprise could achieve this by expanding the current office program with project management add-ons. Systems and programs purchased in different times could be utilized in a web-based platform. The use of a web-based learning platform will create a common online working environment with other systems of the enterprise.

The model developed in this master’s thesis will help the commercial enterprise to start digital storing/archiving of project documents. The model included current office programs which were supplemented with a project management program. A web-based learning platform will enable online accounting and sharing information for all project members.