Julkinen hankinta : tapaustutkimus kansalaisjärjestön verkkosivuston kilpailutuksesta
Vivolin-Karén, Riitta (2019)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019091318461
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019091318461
Tiivistelmä
Digitaalinen maailma on läsnä meidän jokaisen arkipäivässä. Verkkosivuilta etsitään tietoa ja palveluita. Verkkomaailma ja sen myötä verkkosivustot kehittyvät ja uudistuvat nopealla syklillä. Verkkosivustot ovat perinteisesti kuvastaneet organisaatioita ja niiden toimintatapoja. Nyt näkökulma on muuttumassa ja verkkosivustojen rakenteessa korostetaan yhä enemmän asiakaskokemusta. Verkkosivustojen ylläpitäjien ja sisällöntuottajien on pysyttävä mukana tässä muutoksessa, jos ne haluavat asiakkaiden luottamuksen säilyvän ja asiakkaiden palaavan uudelleen sivustolle.
Opinnäytetyön keskiössä on Kuurojen Liitossa vuosina 2018 ja 2019 toteutettu verkkoalustan ja sen toimittajan kilpailutusprosessi. Opinnäytteen tavoitteena oli laatia tarkka kuvaus kilpailutusprosessista ja sen eri vaiheista siten, että kuvausta voisi käyttää Kuurojen Liitossa apuna ja tukena tulevissa kilpailutusprosesseissa.
Opinnäytetyössä hyödynnettiin tapaustutkimuksen työvälineitä ja työ sijoittuu kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen kentälle. Opinnäytetyö sijoittuu myös kehittämis- ja toimintatutkimuksen alueille, sillä Kuurojen Liitossa oli selkeä tarve kehittää ja lisätä osaamista kilpailutuksesta ja siihen liittyvän prosessin läpiviennistä.
Opinnäytetyö sisältää tiiviit katsaukset internetin käytöstä sekä julkisten toimijoiden hankintoja säätelevästä lainsäädännöstä ja ohjeistuksesta. Katsaukset rakentavat kontekstin opinnäytetyön keskiössä olevalle hankintaprosessille. Hankintaprosessin eri vaiheet kuvataan tarkasti ja siten, että kuvaus ulottuu ajallisesti jo aikaan ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistymistä. Merkittävä osa opinnäytetyöstä koostuu hankintaprosessiin laadituista kilpailutusasiakirjoista, jotka ovat mukana liitteinä.
Verkkosivujen rakentamisesta ja julkisen hankinnan kilpailutuksesta on olemassa julkaisuja mutta yksityiskohtaista tapauskuvausta kilpailutuksen läpiviennistä julkaisualustan ja sen toimittajan valitsemiseksi ei ollut saatavissa. Opinnäytetyö on konkreettinen opas ja se on tarkoitettu ennen kaikkea Kuurojen Liiton henkilöstölle vahvistamaan heidän kilpailutusosaamistaan. Siitä voi olla hyötyä myös muiden kansalaisjärjestöjen vastaavien kilpailutusten toteuttamiseksi.
Opinnäytetyö osoitti, miten tärkeätä on valmistautua kilpailutukseen huolellisesti ja asettaa verkkopalvelun uudistukselle selkeä tavoite. Tavoite tulee johtaa asiakkaiden tarpeista tehdystä kartoituksesta. Kartoituksen tulee olla osa järjestön vakiintunutta toimintaa eikä yksittäinen kartoitusprojekti. Verkko ja verkkoalustat tarjoavat nopealla syklillä uusia toimintoja ja järjestöjen tulee osata poimia ne uudistukset, joista on todellista hyötyä järjestöjen asiakkaille ja sisällyttää toiminnot osaksi verkkopalvelujaan. Lisäksi järjestöissä tulee huolehtia kilpailutusosaamisesta siten, ettei osaaminen jää vain yhden henkilön vastuulle – vastuu tulee jakaa vähintään kahdelle henkilölle. Valmistautuminen, tavoite, verkko-osaaminen ja kilpailutusosaaminen luovat perustan tarvittavien tarjousdokumenttien laadinnalle ja onnistuneelle kilpailutukselle. The digital world is present every day in our lives. Websites are used to search for information and services. This digital world and the websites within are developed and reformed in a rapid pace. Websites have traditionally displayed organisations and how they act. However, this view is now changing, and websites are structured to emphasise the customer experience more than previously. Website managers and content creators have to keep up with this transition, if they are to maintain the trust of customers and also to have them return to their websites.
The focus of this thesis is the tendering process for the supplier of the online platform for the Finnish Association of the Deaf. This tendering process was conducted between 2018-2019. The objective of the thesis was to provide an accurate depiction of a tendering process and its different stages, so that it could be utilised for future reference for tenders for the Finnish Association of the Deaf.
The thesis utilised case study methods and is an exemplar of a qualitative study. The thesis also has elements of development- and activity analysis, as the Finnish Association of the Deaf has a clear necessity to develop and improve its knowledge in tenders and the conduction of tender processes.
The thesis includes a succinct review of utilities of the Internet and the legislation for NGOs’ procurements. These reviews will provide the context for the study’s chosen procurement process. The different stages of the procurement process will be outlined in depth and will also include an overview of the timespan before the initiation of the procurement process. A significant part of the thesis are the tendering documents which were drafted for the procurement process. These documents can be found in the appendices.
Studies of website development and public procurement tenders do exist, but studies including detailed case studies of the tendering process for a release platform and its supplier were not available. This thesis is a concrete guide and it is, above all else, meant to strengthen the expertise of tendering for the personnel of the Finnish Association of the Deaf. The thesis may also provide utility for other NGOs with similar tendering processes.
This thesis indicated how important it is to prepare for a tender and how vital it is to set unambiguous objectives for the reform of an online platform. The objectives of the reform should be derived from customer surveys. Customer surveying should be continuous and not a single time occurrence for organisations. The web and online platforms provide new services at a fast pace and organisations have to acknowledge and provide benefits of these new innovations online for their customers. Additionally, organisations have to tend to their knowledge of tenders and ensure that more than one person has the expertise – responsibilities should be shared by at least two people. Preparation, set objectives, online skills and tendering expertise create a foundation for the drafting of necessary documentation and a successful tendering process.
Opinnäytetyön keskiössä on Kuurojen Liitossa vuosina 2018 ja 2019 toteutettu verkkoalustan ja sen toimittajan kilpailutusprosessi. Opinnäytteen tavoitteena oli laatia tarkka kuvaus kilpailutusprosessista ja sen eri vaiheista siten, että kuvausta voisi käyttää Kuurojen Liitossa apuna ja tukena tulevissa kilpailutusprosesseissa.
Opinnäytetyössä hyödynnettiin tapaustutkimuksen työvälineitä ja työ sijoittuu kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen kentälle. Opinnäytetyö sijoittuu myös kehittämis- ja toimintatutkimuksen alueille, sillä Kuurojen Liitossa oli selkeä tarve kehittää ja lisätä osaamista kilpailutuksesta ja siihen liittyvän prosessin läpiviennistä.
Opinnäytetyö sisältää tiiviit katsaukset internetin käytöstä sekä julkisten toimijoiden hankintoja säätelevästä lainsäädännöstä ja ohjeistuksesta. Katsaukset rakentavat kontekstin opinnäytetyön keskiössä olevalle hankintaprosessille. Hankintaprosessin eri vaiheet kuvataan tarkasti ja siten, että kuvaus ulottuu ajallisesti jo aikaan ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistymistä. Merkittävä osa opinnäytetyöstä koostuu hankintaprosessiin laadituista kilpailutusasiakirjoista, jotka ovat mukana liitteinä.
Verkkosivujen rakentamisesta ja julkisen hankinnan kilpailutuksesta on olemassa julkaisuja mutta yksityiskohtaista tapauskuvausta kilpailutuksen läpiviennistä julkaisualustan ja sen toimittajan valitsemiseksi ei ollut saatavissa. Opinnäytetyö on konkreettinen opas ja se on tarkoitettu ennen kaikkea Kuurojen Liiton henkilöstölle vahvistamaan heidän kilpailutusosaamistaan. Siitä voi olla hyötyä myös muiden kansalaisjärjestöjen vastaavien kilpailutusten toteuttamiseksi.
Opinnäytetyö osoitti, miten tärkeätä on valmistautua kilpailutukseen huolellisesti ja asettaa verkkopalvelun uudistukselle selkeä tavoite. Tavoite tulee johtaa asiakkaiden tarpeista tehdystä kartoituksesta. Kartoituksen tulee olla osa järjestön vakiintunutta toimintaa eikä yksittäinen kartoitusprojekti. Verkko ja verkkoalustat tarjoavat nopealla syklillä uusia toimintoja ja järjestöjen tulee osata poimia ne uudistukset, joista on todellista hyötyä järjestöjen asiakkaille ja sisällyttää toiminnot osaksi verkkopalvelujaan. Lisäksi järjestöissä tulee huolehtia kilpailutusosaamisesta siten, ettei osaaminen jää vain yhden henkilön vastuulle – vastuu tulee jakaa vähintään kahdelle henkilölle. Valmistautuminen, tavoite, verkko-osaaminen ja kilpailutusosaaminen luovat perustan tarvittavien tarjousdokumenttien laadinnalle ja onnistuneelle kilpailutukselle.
The focus of this thesis is the tendering process for the supplier of the online platform for the Finnish Association of the Deaf. This tendering process was conducted between 2018-2019. The objective of the thesis was to provide an accurate depiction of a tendering process and its different stages, so that it could be utilised for future reference for tenders for the Finnish Association of the Deaf.
The thesis utilised case study methods and is an exemplar of a qualitative study. The thesis also has elements of development- and activity analysis, as the Finnish Association of the Deaf has a clear necessity to develop and improve its knowledge in tenders and the conduction of tender processes.
The thesis includes a succinct review of utilities of the Internet and the legislation for NGOs’ procurements. These reviews will provide the context for the study’s chosen procurement process. The different stages of the procurement process will be outlined in depth and will also include an overview of the timespan before the initiation of the procurement process. A significant part of the thesis are the tendering documents which were drafted for the procurement process. These documents can be found in the appendices.
Studies of website development and public procurement tenders do exist, but studies including detailed case studies of the tendering process for a release platform and its supplier were not available. This thesis is a concrete guide and it is, above all else, meant to strengthen the expertise of tendering for the personnel of the Finnish Association of the Deaf. The thesis may also provide utility for other NGOs with similar tendering processes.
This thesis indicated how important it is to prepare for a tender and how vital it is to set unambiguous objectives for the reform of an online platform. The objectives of the reform should be derived from customer surveys. Customer surveying should be continuous and not a single time occurrence for organisations. The web and online platforms provide new services at a fast pace and organisations have to acknowledge and provide benefits of these new innovations online for their customers. Additionally, organisations have to tend to their knowledge of tenders and ensure that more than one person has the expertise – responsibilities should be shared by at least two people. Preparation, set objectives, online skills and tendering expertise create a foundation for the drafting of necessary documentation and a successful tendering process.