SAP FICO in relation with order delivery process in Enterprise Resource Planning : a case study on SAP S/4HANA system environment as a practical platform

Abstract

The goal of the thesis is to identify the relations between SAP FICO and order delivery process. Financial Accounting (FI) and Management Accounting (CO) are referred to as FICO (Magal & Word 2012). SAP S/4HANA system environment - was used as the practical platform of the study. The main purpose is - to show how this identified relation helps in generating accurate stock valuation and financial reports. As an integral part, accounting is maintained in several particular steps in order delivery process but if accounting is kept as unrecorded, business does not get appropriate picture of -its assets and liabilities. The research configured the integration process along with the integration points that can be use to make flawless financial reports.

Enterprise Resource Planning (ERP) -is defined briefly in the first phase of the theoretical part. SAP S/4HANA as the central subject matter of the study is discussed in the next phase. A general overview on order delivery process and the process in S/4HANA is presented subsequently. Theoretical discussion concludes by presenting FICO as the tool of managing and creating financial data & financial reports.

The practical phase includes several SAP system screenshots showing the process, where and when acoounting entry should be recorded. The author - participated in a training on SAP S/4HANA and –the above screenshots were collected there.

The study - identifies three integration points while analyzing the relations between order delivery process & FICO. To get an actual financial state of a company, accounting should be recorded after goods receipt, goods Issue and Customer Payment. The results are displayed as the desired outcome of the study and it can be used as a study material for the students.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia SAP FICO:n ja tilauksen toimitusprosessin välistä suhdetta. FICO viittaa taloushallinnon kirjanpitoon (FI) ja hallintolaskentaan (CO) (Magal & Word 2012). SAP S/4HANA -järjestelmäympäristöä on käytetty tutkimuksen alustana. Päätarkoituksena on näyttää, kuinka tämä tunnistettu suhde auttaa tuottamaan tarkkoja osakearvioita ja taloudellisia raportteja. Kirjanpito on olennainen osa monessa vaiheessa tilauksen toimitusprosessissa, mutta jos kirjanpidosta ei pidetä kirjaa, yritys ei saa asianmukaista kuvaa heidän varoistaan ja veloistaan. Tämä tutkimus on määritellyt integraatioprosessin ja integrointipisteet, joita voidaan käyttää virheettömien taloudellisten raporttien laatimiseen.

Yritystoiminnan resurssisuunnittelu (ERP) on määritelty lyhyesti teoreettisen osan ensimmäisessä vaiheessa. Teoreettisen osan toisessa vaiheessa käsitellään SAP S/4HANA:ta, joka on tutkimuksen keskeinen aihe. Sen jälkeen on yleiskatsaus tilauksen toimitusprosessista ja prosessista S/4HANA:ssa. Teoreettinen osio päättyy FICO:n kuvailulla työvälineenä taloudellisen datan ja taloudellisten raporttien hallinnassa ja luomisessa.

Empiirinen osa sisältää useita kuvakaappauksia SAP-järjestelmästä, jotka osoittavat prosessin, missä ja milloin tapahtuneet merkinnät tulisi tallentaa. Tämän opinnäytetyön kirjoittaja osallistui SAP S/4HANA -harjoitteluun, ja tässä tutkimuksessa käytetyt kuvakaappaukset on koottu harjoittelupaikasta.

Tutkimuksessa on tunnistettu kolme integraatiopistettä analysoitaessa tilauksen toimitusprosessin ja FICO:n välistä suhdetta. Yrityksen todellisen taloudellisen tilan selvittämiseksi kirjanpito tulisi kirjata tavaroiden vastaanoton, tavaroiden liikkeeseenlaskun ja asiakasmaksun jälkeen. Opinnäytetyön tulokset vastaavat tutkimuksen alussa asetettuihin haluttuihin tuloksiin.