Sisäinen kehittäminen projektitoiminnan näkökulmasta : haasteet ja hyvät käytännöt

Abstract

Jatkuva uudistuminen ja oman toiminnan tehostaminen on organisaatiolle elinehto. Kaikissa organisaatioissa toteutetaankin ajoittain kehitystoimia, jotka kohdistuvat esimerkiksi organisaation toimintatapoihin, prosesseihin tai rakenteisiin, eli sisäisen toiminnan kehittämiseen. Siitä huolimatta, että kehittämistoiminta on todettu elintärkeäksi ja suurin osa organisaatioiden projekteista on luonteeltaan sisäisiä kehitysprojekteja, aikaisempi projektitutkimus on keskittynyt pääasiassa ulkoisten asiakasprojektien tarkasteluun. Karu totuus on myös se, että vaikka kehitystoimia toteutetaankin organisaatioissa ahkerasti, niissä harvoin onnistutaan.

Tässä tutkielmassa tarkasteltiin organisaatioiden sisäistä toiminnankehittämistä projektitoiminnan näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena oli tiedon tuottaminen, ja sen avulla selvitettiin millaisia haasteita toiminnankehittämisessä on ja mitkä tekijät vaikuttavat sen onnistumiseen. Lisäksi opinnäytetyössä pyrittiin löytämään ratkaisuja esiin nousseisiin haasteisiin. Opinnäytetyö toteutettiin monimenetelmällisenä tutkimuksena, joka sisälsi sekä kartoittavan kyselyn (n 66) että kuvailevan case-osion (2 yritystä).

Opinnäytetyön tuloksena voidaan todeta, että sisäistä toiminnankehittämistä voidaan toteuttaa monin eri tavoin. Vaikka systemaattiset rakenteet edesauttavat toiminnankehittämisen onnistumista, tiettyä menetelmää oleellisempaa on, että kehittämisen tapa valitaan kulloisenkin tavoitteen mukaan. Yksittäiset kehitysprojektit onnistuvat tämän tutkielman mukaan kohtuullisen hyvin, ja eniten haasteita sisäisessä toiminnankehittämisessä on kehittämistoiminnan kokonaisuuden hallinnassa, kuten resursoinnissa ja kehittämistoimien koordinoinnissa koko organisaatiota leikkaavasti. Yksittäisenä tekijänä muutosten käytäntöön viemisen haasteet koettiin kyselyssä tulevaisuuden kannalta merkittävimmäksi ratkaistavaksi ongelmaksi.

Toiminnankehittämisen onnistumista tukevat muun muassa vahva strateginen johtaminen, organisaation muutoskykyisyys ja kulttuuri, muutosjohtamiseen panostaminen sekä oikeanlaiset metodit. Vaikka johtamis- ja tietojärjestelmät tukevatkin kehitystoimien onnistumista, leadership-johtamisen merkitys on erityisen suuri nimenomaan toiminnankehitysprojektien onnistumisessa.

Continuous renewal and the improvement of the effectiveness are crucial for the organizations. Occasionally, each organization carries out development activities that focus for example on the operating methods, processes or structures of the organization – i.e. the internal development of the organization. Even though development activities have been identified vital and most of the projects in the organizations are internal development projects, previous project management research has mainly focused on external client projects. In addition, even though organizations carried out numerous of internal projects, the unpalatable fact is that internal development activities are seldom successful.

The present study discusses the internal development from the perspective of project management. The aim of the study is to produce knowledge of the challenges in organizational development and of factors that influence its success. In addition, the study sought to find solutions to the emerging challenges. This research is a multi-method study, which includes both a survey (n 66) and a descriptive case section (2 companies).

As a result of the study, it can be stated that there are many different tools for internal development. Systematic structures contribute to the success of organizational development, but more important than a particular method is to select the correct development method according to the objective. The results indicate that individual development projects succeed quite well and most of the challenges in internal development are in managing the organizational development activity as a whole, such as resourcing and coordinating development activities across the organization. As a single factor, the challenges of implementing the changes into practice were identified as the most significant problem to be solved in the future.

Successful organizational development is supported by strong strategic leadership, organizational capability to change, suitable culture, investing in change management and the right methods. Management processes and information systems support the success of the development efforts, but the leadership is particularly important for the success of internal development projects.