Muutosprosessin suunnittelu, toteutus ja arviointi : Case: Tietojärjestelmän käyttöönotto Koulutuskeskus Sedussa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida ja kehittää tietojärjestelmän käyttöönottoa Koulutuskeskus Sedussa.

Opinnäytetyön teoreettinen tausta perustuu muutosjohtamiseen ja tietojärjestelmän käyttöönotosta kirjoitettuihin teorioihin. Muutosprosessia tarkasteltiin WinhaResurssit-järjestelmän käyttöönoton suunnittelun, toteutuksen että arvioinnin kautta. Käyttöönoton yleistä onnistumista arvioitiin ohjelman pääkäyttäjän kokemusten ja neljän eritaustaisen case-tapauksen avulla.

Opinnäytetyössä käytettiin kokemustiedon keräämisessä kvalitatiivista case-tutkimusta, joka sisälsi haastatteluja ja havainnointia. Haastattelussa käytettiin puolistrukturoitua haastattelua, joka sisälsi avoimia kysymyksiä. Kysymyksissä painotettiin yleistä muutoksen kokemista ja uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyviä kokemuksia ja tunteita. Havainnoinnissa tarkasteltiin ohjelman käytettävyyttä itse tietojärjestelmän avulla pääkäyttäjän näkemysten ja kokemusten perusteella.

Opinnäytetyön tuloksena kehitettiin neliportainen muutosprosessiohje Koulutuskeskus Sedulle, jonka avulla se pystyy tulevaisuudessa vastaamaan samankaltaisiin tietojärjestelmän käyttöönoton tuomiin muutoksiin ja nopeuttamaan seuraavia käyttöönottoprosesseja.

The purpose of this thesis was to analyze and advance the implementation of an information system in Vocational Education Centre Sedu.

This thesis is based on the theories on change management and the theories on the implementation of information systems. The process of change was examined by designing, implementing and evaluating an information system called WinhaResurssit. The general success of this implementation was evaluated by the main user of this information system, as well as based on four case studies of different backgrounds.

The study was implemented as a qualitative case study, consisting of interviews and observations. The semi-structured interviews included open-ended questions to find out about feelings and experiences related to this process. For the observation, the main user’s opinions and experiences were used to study the accessibility of this information system.

As a result of this thesis, a four-step guide to the process of change was developed for Vocational Education Centre Sedu to help and speed up future implementation processes of information systems.