Selvitys palkanlaskennan ongelmatilanteista : case: UPM-Kymmene Oyj

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutustuttiin UPM-Kymmene Oyj:n palkkahallinnon kehitysprojektiin ja projektin vaikutuksiin yrityksen palkkahallinnossa. Palkkahallinnon kehitysprojekti kattaa palkkahallinnon keskittämisen yhteen palvelukeskukseen ja uuden palkkajärjestelmän käyttöönottoprosessin. Tämän raportin tavoite oli selvittää projektiin liittyen palkanlaskijoiden ongelmatilanteet jokaisen palkanlaskijan oman palkkajärjestelmän ja omien käytäntöjen kautta. Ilmi tulleet ongelmatilanteet koottiin lopuksi yhtenäiseksi listaksi, jonka avulla voidaan luoda palkanlaskijan ohjeet uuden palkkajärjestelmän käyttöön liittyen.

Raportin teoriaosuudessa tarkasteltiin palkanlaskentaprosessia UPM:llä, palkkahallinnon kehitysprojektin taustaa ja vaikutuksia sekä järjestelmämuutosprojektin haasteita. Palkkahallinnon kehitysprojektiin liittyen käsiteltiin myös muutosjohtamista sekä -hallintaa ja henkilöstön sitouttamista projektiin.

Osana tätä opinnäytetyötä palkanlaskijoiden keskuudessa tehtiin selvitys palkanlaskijoiden työssään kohtaamista palkanlaskennan erityis- ja ongelmatilanteista sekä heidän kokemuksistaan palkkajärjestelmämuutokseen liittyen. Palkanlaskijoille suoritettiin palkkajärjestelmäkysely, joka toteutettiin kvantitatiivisen tutkimuksen poikkileikkausmenetelmällä.

Keskeisintä palkkajärjestelmäkyselyn tuloksissa oli epävarmuus uuden järjestelmän toimivuuteen, sekä sen käytön hallintaan liittyen. Palkkajärjestelmämuutoksen mukanaan tuomat hyödyt ovat palkanlaskijoille selviä, kunhan kaikille palkanlaskentaprosessin osapuolille tarjotaan riittävästi koulutusta järjestelmien käytöstä ja palkanlaskijat saavat selkeät ohjeet käyttöönsä.

This is a report on UPM-Kymmene Corp.'s payroll administration development project and its concrete effects on the payroll administration in the company. The development project comprises the concentration of the whole payroll administration structure into one service unit and the introduction process of the new payroll administration system. The aim of this report is to illuminate the challenges that accountants in the payroll administration encounter in understanding their own payroll accounting system and practices. Finally, the challenges that have arisen will be collected into a unified list, with the help of which new introductory manuals for the new payroll system can be assembled.

In the theoretical part of this thesis, themes such as the payroll accounting process, the background and effects of the payroll administration development project and the challenges of this system structure change are discussed. As regards this problematic, topics such as management of change and making the personnel committed to the project are also covered.

As a part of this thesis, a survey of specific challenges in payroll administration and experiences with the system change was conducted among payroll accountants. A quantitative cross-sectional payroll system survey was used as a method.

In the results, the most centrally featured themes were insecurity as regards the functionality of the newly introduced system and the management of its use. The benefits of the payroll administration change to the accountants seem to be clear as long as everyone in the payroll administration process is offered adequate training and the accountants are provided with clear manuals.