Yritys Oy:n laskutusprosessin kehittäminen

Abstract

Lvi-alalla toimiva Yritys Oy on päivittänyt taloushallinto-ohjelmiaan vastaamaan nykypäivän vaatimuksia, mutta laskutus tuottaa edelleen ongelmia. Laskutuksen ongelmina ovat sen vaikeus ja hitaus. Tutkimusongelma on, kuinka nopeuttaa ja kehittää laskutusprosessia. Tutkimuksen tavoitteena on löytää yhtenäinen toimintamalli, jonka avulla voidaan helpottaa laskun muodostamista ja vähentää laskuttamatta jäävien tuotteiden sekä palvelujen määrää. Tätä kautta parannetaan myös kassanhallintaa ja maksuvalmiutta.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineisto kerättiin kyselyllä ja haastatteluilla. Kysely ja haastattelut tehtiin yrityksen laskutuksen parissa työskenteleville sekä yrityksen johtohenkilöille. Haastateltavien valintaan vaikutti heidän nykytilanteen tietämys laskutuksesta sekä avainhenkilöasema mahdollisen muutoksen tapahtuessa. Kyselylomakkeella kysymykset koskivat näkemyksiä Yritys Oy:n laskutuksen nykytilanteesta, siihen liittyvistä ongelmista ja mahdollisista kehitysehdotuksista. Muutaman teeman ympärille rakennetuilla haastatteluilla kerättiin tietoa muutoksen laajuudesta ja sen läpiviennistä.

Tutkimustulosten mukaan Yritys Oy:n laskutusprosessissa on useita yksittäisiä parannuskohteita. Esille tulleita ratkaisuehdotuksia oli yhtenäisten lvi-koodien käyttöönotto, selkeät ja yhteiset merkinnät työmääräyksissä ja asennemuutoksen koko laskutusta kohtaan. Laskutusta voidaan kehittää uuden sähköisen palvelun, lvi-koodien ja työmaakohtaisten kansioiden käyttöönotolla. Laskutusprosessin kehittäminen vaatii näiden kaikkien muutosten lisäksi vahvaa muutosjohtajuutta ja onnistunutta sitouttamista muutosta kohtaan.

Yritys Oy, a company operating in the field of hpac construction, had upgraded its accounting management software to meet today’s requirements, but invoicing cause still trouble. The problems of invoicing were delays and complex procedures. The research problem of this study was how to speed up and develop the invoicing process. The objective was to find out a systematic operation model to help in invoicing and also to reduce the number of uncharged products and services. With this process the cash management and liquidity could also be improved.

The study was carried out by using qualitative analysis. The research material was collected by questionings and interviews. The questionings and interviews were aimed at the employees who worked with invoicing process and also at the executives of the Yritys Oy. The interviewees were chosen according to their knowledge of the company´s invoicing practises and key position at the time of possible change. The questions of the questioning regarded the previous invoicing practices at Yritys Oy, its difficulties and potential development suggestions. The interviews were based on few themes and they aimed at gathering information about the scale of the change and its implementation.

According to the results there were several development targets of improvement at Yritys Oy. The improvement suggestions were the implementation of the systematic hpac codes, clear and common markings at work orders and the change of attitudes towards the invoicing. The invoicing could be developed with new electronic service, with hpac codes and with the implementation of construction site files. In addition, the development of the invoicing process would demand tough change management and successful commitment of the employees.