Toimintajärjestelmän dokumentoinnin kehittäminen Suomen Malmi Oy

Abstract

Suomen Malmi Oy:llä on dokumentoitu toimintajärjestelmä, jonka avulla parannetaan ja yhdenmukaistetaan yrityksen toimintaa ja tehostetaan asiakkaiden palvelua. Toimintajärjestelmä perustuu prosessiajatteluun, mutta dokumentoitu toimintajärjestelmä vaati parantamista ja kehittämistä parempaan suuntaa. Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli aluksi selvittää toimintajärjestelmän senhetkinen tila sekä parantaa ja kehittää laatu- ja ympäristöjärjestelmän dokumentointia ISO-standardien mukaisesti. Aineisto myös litteroitiin eli analysoitiin aineisto tutkijan näkökulmasta.

Tämän lisäksi opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Suomen Malmi Oy:n toimintajärjestelmän dokumenttien laatua sekä tutkia dokumenttien tiedot ja kartoittaa asiakirjojen, lomakkeiden ja tallenteiden määrä sekä selvittää mitä puutteita dokumenteista mahdollisesti löytyi. Puutteet kartoitettiin SFS-TR 10013 - laadunhallintajärjestelmän dokumentointiohjeistusta apuna käyttäen.

Aineistoa kerättiin kyselynä, joka tunnetaan survey-tutkimuksen keskeisenä menetelmänä. Kysely toteutettiin kahteen kertaan ennen ja jälkeen asiakirjojen päivityksen. Aineistoa kerättiin standardoidusti, jolloin kohdehenkilöt muodostivat otoksen tietystä perusjoukosta. Kysely suoritettiin samoille henkilöille, jotta saatiin (kattava ja) luotettava kysely. Kyselyyn vastasi 13 henkilöä. Lähtökohtana käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tukimusta, koska haluttiin selvittää asiakirjojen laatu sekä tutkia kohdetta mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Kvantitatiivista tutkimusta toteutettiin myös koska haluttiin selvittää määrällistä, numeerista tietoa.

Tämän lisäksi tarkasteltiin, miten ympäristö- ja laatujohtamista voitaisiin parantaa Suomen Malmi Oy:ssä sekä miten tulisi soveltaa six sigma metodia yrityksen toimintaan. Työssä käytettiin lähteinä Internet-sivustoja ja kirjallisuutta sekä SFS-EN - standardeja.

Suomen Malmi Oy has a documented operations system by means of which the company's operations are improved and standardized and their customer service is made more effective.The operations system was based on a process way of thinking but the documented operations system demanded improvement and development.

The purpose of the bachelor’s thesis was, at first, to determine the state of the operations system at the time and also to improve and develop the quality and environment system documentation according to the ISO standards.The material was also transcribed that is to say, was analyzed from the researcher's point of view. In addition, the idea of the bachelor’s thesis was to investigate the quality of the documents of the operations system in Suomen Malmi Oy and also to investigate the document data and to map out the quantity of the documents, forms and regords as well as to define what non-conformancies might be found in the documentation.The non-conformancies were mapped out by means of the documentation instructions of the quality management system.

Some material was collected by means of a questionnaire, which is known as a fundamental survey investigation method. The questionnaire was carried out before and after the documentation was updated. The material was collected systematically and the target persons represented a sample of the whole target group.The questions before and after the updating of the documents were asked from the same group of people in order to get inclusive and confident answers.The questionnaire was answered by thirteen people.The bases of the study were qualitative which means quality investigation, because the goal was to analyze the quality of the existing documentation as well as to survey the system as comprehensively as possible. The fundamental investigation was also used for defining quantitative, numerical data.

Also the possible methods for improving the environmental and quality management system of Suomen Malmi Oy were examined as well as the suitability of six siqma method for the company’s purposes.The information sources of this final year theses were different internet pages as well as literature and SFS-EN- standards.