Myönteinen asenne muutokseen - tietojärjestelmä muutoksen välineenä
Pöysti, Pirjo (2010)
Pöysti, Pirjo
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010120216838
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010120216838
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli selvittää mitkä tekijät vaikuttavat tietojärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumiseen. Opinnäytetyö oli tapaustutkimus, jonka tutkimusongelmana oli selvittää mitkä tekijät vaikuttavat kohdeorganisaation henkilökunnan mielestä tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen ja millä tavalla tulevia käyttöönottoja voidaan kehittää? Tavoitteena oli myös laatia käyttöönoton kehittämisehdotus.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tiedot kerättiin Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) Hämeenlinnan toimipisteen käyttöönoton pilotointia suorittavalta henkilöstöltä lomakekyselynä. Lomakekysely lähetettiin 63 palvelukeskuksen työntekijälle, ja vastauksia palautui 30 kappaletta. Vastausprosentti oli 47,6 %. Henkilökunta koki kyselyni ajankohtaiseksi. Tämä tuli ilmi avoimien kysymyksien runsaista vastauksista.
Tutkimuksen tuloksena todettiin, että vaiheittainen tietojärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa koko organisaation henkilökuntaan. Käyttöönoton onnistumiseen eniten vaikuttaviksi tekijöiksi valikoituivat koulutus ja käyttäjätuki sekä oma kyvykkyys oppia uuden järjestelmän vaatimat tiedot ja taidot. Seuraavaksi eniten vaikutusta on lähiesimiehen tuella, tiedotuksella, omaan työhön liittyvillä hyödyillä ja koko oman työyhteisön tuella käyttöönottoprosessin aikana.
Teoreettinen viitekehys muodostui muutosprosessin kuvauksesta, muutosviestinnästä, osaamisen kehittämisestä ja oppimisesta sekä tietojärjestelmästä muutoksen välineenä. Myös tietojärjestelmän käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä ja tietojärjestelmän oppimisen erikoispiirteistä käsiteltiin.
Tutkimuksien perusteella käyttöönoton kehittämisehdotuksen runko muodostui kehityskeskustelusta, viestinnästä ja koulutuksesta. Kehityskeskustelu on yksi tärkeimmistä työntekijän omaan työhön liittyvistä vaikutusmuodoista, ja siihen voi sisällyttää halutessaan hyvin paljon erilaisia näkökohtia. Viestinnän merkitys muutosvaiheessa olevalle työyhteisölle on kiistaton, ja tietojärjestelmän käytön oppimiseen ja opettamiseen liittyviä erityispiirteitä on käsitelty.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tiedot kerättiin Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) Hämeenlinnan toimipisteen käyttöönoton pilotointia suorittavalta henkilöstöltä lomakekyselynä. Lomakekysely lähetettiin 63 palvelukeskuksen työntekijälle, ja vastauksia palautui 30 kappaletta. Vastausprosentti oli 47,6 %. Henkilökunta koki kyselyni ajankohtaiseksi. Tämä tuli ilmi avoimien kysymyksien runsaista vastauksista.
Tutkimuksen tuloksena todettiin, että vaiheittainen tietojärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa koko organisaation henkilökuntaan. Käyttöönoton onnistumiseen eniten vaikuttaviksi tekijöiksi valikoituivat koulutus ja käyttäjätuki sekä oma kyvykkyys oppia uuden järjestelmän vaatimat tiedot ja taidot. Seuraavaksi eniten vaikutusta on lähiesimiehen tuella, tiedotuksella, omaan työhön liittyvillä hyödyillä ja koko oman työyhteisön tuella käyttöönottoprosessin aikana.
Teoreettinen viitekehys muodostui muutosprosessin kuvauksesta, muutosviestinnästä, osaamisen kehittämisestä ja oppimisesta sekä tietojärjestelmästä muutoksen välineenä. Myös tietojärjestelmän käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä ja tietojärjestelmän oppimisen erikoispiirteistä käsiteltiin.
Tutkimuksien perusteella käyttöönoton kehittämisehdotuksen runko muodostui kehityskeskustelusta, viestinnästä ja koulutuksesta. Kehityskeskustelu on yksi tärkeimmistä työntekijän omaan työhön liittyvistä vaikutusmuodoista, ja siihen voi sisällyttää halutessaan hyvin paljon erilaisia näkökohtia. Viestinnän merkitys muutosvaiheessa olevalle työyhteisölle on kiistaton, ja tietojärjestelmän käytön oppimiseen ja opettamiseen liittyviä erityispiirteitä on käsitelty.