Sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat tilitoimiston asiakkaalle

Abstract

Nopeus ja kustannustehokkuus ovat nykyään hyvin tärkeitä liiketoiminnassa, ja säästöjä pyritään saavuttamaan kaikin mahdollisin keinoin, jotta liiketoiminta saataisiin kannattavammaksi. Sähköisen taloushallinnon sanotaan olevan yksi keino, jolla voi saavuttaa kustannussäästöjä sekä tehostaa liiketoimintaa.

Sähköistä taloushallintoa on ollut Suomessa jo yli kymmenen vuotta, mutta kehitys on ollut ennakoitua hitaampaa. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin yleistymässä, mikä ilmenee esimerkiksi siitä, että monet isommat organisaatiot sekä kunnat ja kaupungit ovat siirtyneet verkkolaskujen käyttöön. Tämä asettaa paineita myös muille yrityksille sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä, vaikka halukkuutta muutokseen ei olisi.

Moni yrittäjä saattaa miettiä, mitä etuja ja haittoja sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä olisi, ja tämän työn tarkoituksena oli perehtyä sähköisen ja perinteisen taloushallinnon eroihin tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta. Toimeksiantajana tälle työlle toimi tilitoimisto Homeros Oy.

Teoriapohjana tässä työssä on käytetty sähköistä taloushallintoa käsittelevää kirjallisuutta, lehtiartikkeleita sekä kirjanpitolakia ja kirjanpitolautakunnan yleisohjetta koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Aineistoa hankittiin lähettämällä sähköpostikysely Homeros Oy:n asiakkaille sekä haastattelemalla Homeros Oy:n työntekijöitä. Aineistoa analysoitiin laadullisilla menetelmillä.

Suurimmat hyödyt sähköisessä taloushallinnossa saadaan ostolaskujen käsittelyssä. Sanotaan, että perinteisestä paperiprosessista sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirryttäessä voidaan säästää jopa 90 prosenttia prosessin kustannuksissa.

Sähköisessä taloushallinnossa myynti- ja ostolaskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon heti kun ne tehdään tai käsitellään. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa raportoinnin paremman ajantasaisuuden sekä poistaa päällekkäistä työtä. Sähköinen arkistointi poistaa tarpeen aineiston säilytystilalle, ja aineisto on saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta.

Sähköinen taloushallinto on osa tulevaisuutta, johon jokaisen yrittäjän on jossain vaiheessa sopeuduttava. Tämän työn tuloksena sähköisestä taloushallinnosta löytyi enemmän hyötyjä kuin haittoja.

Nowadays it is very important to be efficient and cost-effective in business. Companies try to cut back costs in every possible way in order to make business more profitable, and electronic accounting is said to be one way to do this.

Electronic accounting has existed in Finland for over ten years, but it hasn’t evolved as fast as expected. Electronic accounting is, however, becoming more popular and one sign of this is that bigger enterprises and the public sector have started to use electronic invoices and they no longer accept invoices in paper form. This sets pressure also on other companies to change over to using electronic accounting, even if they wouldn’t want to do that.

The advantages and disadvantages may not be quite clear for many entrepreneurs. The goal of this thesis was to find out the differences between electronic and traditional accounting from the entrepreneur’s point of view. This thesis was done for the accounting firm Homeros Ltd.

The theory for this thesis was based on, for example, literature on accounting, articles in professional journals and the Finnish Accounting Act. Research material was also gathered by sending a questionnaire via e-mail to the customers of Homeros Ltd and by interviewing the employees of Homeros Ltd.

The processing of purchase invoices gives the major advantages in the electronic accounting. It is said that up to 90 percent of the costs can be saved on the expenses of processing purchase invoices by using electronic accounting compared to traditional accounting.

In electronic accounting the entries of sales and purchase invoices are made automatically when the invoices are created or processed. Electronic accounting enables real-time reporting and electronic archiving makes it possible to access the material regardless of time or place.

Electronic accounting is a part of the future, and every entrepreneur must adapt to it sooner or later. The result of this thesis was that electronic accounting gives more advantages than disadvantages.