Entertainment for congresses : Survey of social programme providers in the Jyväskylä area

Abstract

Abstract

The commissioner of this thesis is Confedent International, a professional congress organiser operating in Jyväskylä and Helsinki. The aim of the thesis was to find out the supply of programme services and banqueting services offered In Jyväskylä and the surrounding area,and also, to study their suitability to a social programme for congresses. The purpose was to find new cooperators for the commissioner new ideas for free-time activities for their future congresses. The emphasis was on international congresses. Furthermore, general criteria were formed for the social programmes of congresses useful to all the congresses arranged in Finland.

To find out the supply of the suitable companies, an electronic survey was made with the Digium Enterprise software for programme and banqueting service companies in the Jyväskylä area. The survey was sent to 254 companies and a response was received from 19 companies. According to the survey, there are many nature based activities, for example hiking, paddling and white water rafting, arranged in the area. A cultural programme, targeted for international groups, should be developed. The results also show that the capacity of most of the companies is not sufficient at the moment for congresses purposes.

The survey reveals that four companies fulfill all the criteria, and recommendations were given to the commissioner. The rest of the companies were given suggestions on how they could develop their activities in case they want to organize a social programme for congresses in the future.

Tiivistelmä Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Confedent International, Jyväskylässä ja Helsingissä toimiva kongressipalveluyritys. Työn tavoitteena oli kartoittaa Jyväskylässä ja ympäristöalueella toimivien yritysten ohjelma- ja juhlapalvelutarjontaa sekä selvittää näiden palveluiden soveltuvuutta kongressien vapaa-ajan ohjelmiksi. Tarkoituksena oli löytää toimeksiantajalle uusia yhteistyökumppaneita ja sitä kautta uusia ideoita oheisohjelmien järjestämiseen tuleviin kongresseihin. Työn painopiste oli kansainvälisillä kongresseilla. Lisäksi, kongressien vapaa-ajan ohjelmille muodostettiin yleispätevät kriteerit, joita voidaan soveltaa yleisesti kaikkialla Suomessa järjestettäviin kongresseihin.

Tavoitteen saavuttamiseksi ja soveltuvien yritysten löytämiseksi tehtiin elektroninen kysely Jyväskylässa ja ympäristössä toimiville ohjelma- ja juhlapalveluyrityksille. Kysely toteutettiin DigiumEnterprise -ohjelmalla. Kysely lähetettiin 254:lle yritykselle, joista 19 vastasi kyselyyn.

Tulosten perusteella Jyväskylän alueella on paljon tarjontaa luonnossa järjestettävistä aktiviteeteista, kuten luontoretkistä, melonnasta ja koskenlaskusta. Kulttuuriohjelmaa, joka soveltuu kansainvälisille ryhmille sen sijaan pitäisi kehittää. Yrityksistä suurimman osan kapasiteetti ei myöskään ole riittävä kongressien tarpeisiin tällä hetkellä.

Kyselyn perusteella löydettiin neljä kriteerit täyttävää yritystä, joista annettin suositukset toimeksi-antajalle. Lopuille yrityksistä annettiin kehitysehdotuksia, jos he haluavat toimia kongressimark- kinoilla tulevaisuudessa.