Luotonhallinnan kehittäminen pirkanmaalaisessa ICT-alan yrityksessä

Abstract

Työmme tarkoituksena oli kehittää ICT- alalla toimivan yritys X:n luotonhallintaa ja laatia siitä yleinen ohjeistus myyjille ja taloushallinnolle. Yritys X:ssä kaivattiin kirjallista ohjeistusta myös perintäasioihin liittyen taloushallinnolle, koska tällaista ei aikaisemmin yrityksessä ole ollut. Lisäksi etsimme apuvälineitä asiakkaiden luottokelpoisuuden selvittämiseen ja maksukäyttäytymisen valvontaan, koska tähän yritys X:ssä kaivattiin apua.

Yritysten virallisia maksuhäiriöitä edeltävät usein maksutapojen muutokset. Laskunmaksun hidastuminen kertookin usein ensimmäisenä luottoriskin muutoksesta. Useimmilla yrityksillä, joista aiheutuu luottotappioita tai jotka joutuvat lopettamaan liiketoimintansa, on maksutapa merkittävästi hidastunut, muuttunut epäsäännölliseksi tai on toimialaan verrattuna normaalia hitaampaa. Luottopäätöksen avulla voidaan määrittää nykytilanne sekä olemassa olevien että uusien sidosryhmien osalta. Uusien luottoasiakkaiden luottotietojen tarkistamisen lisäksi, on siis erittäin tärkeää seurata systemaattisesti asiakkaiden maksukäyttäytymistä.

Lähestyimme aihetta ensin tutkimalla teoriaa mm. luotonhallinnasta, riskien hallinasta, perinnästä ja siitä mitä luottopolitiikan tulisi pitää sisällään, jotta siitä olisi todella apua yritykselle. Sirpa Mustonen on työskennellyt yritys X:ssä taloushallinnon vastaavana, joten hän on huomannut työssään luotonhallintaan liittyvät ongelmat ja puutteet.

Suunnittelimme yritys X:n luottopolitiikkaa huolellisesti ja kirjasimme asiat ylös, koska tällä tavalla se tukee tehokkaasti myyntiä ja asiakassuhteiden hoitamista. Laatimamme yhteiset pelisäännöt luotonhallintaan ja perintäasioihin tehostavat yritys X:n myyntiä sekä parantavat saatavien kiertonopeutta, jos työntekijät toimivat sovitun toimintamallin mukaisesti. Resursseja ei hukata näin yhteistyö-kumppaneihin, jotka eivät ole luottokelpoisia. Otimme selvää myös kolmesta luottotietoyhtiöistä, joita suosittelisimme avuksi luottopäätöksen tekemiseen ja asiakkaiden maksukäyttäytymisen valvontaan.

The purpose of this thesis was to develop company Xs credit policies and to create common book of instructions to salesmen and to people working in finance administration. The company operates in the field of ICT. As the company had no instructions of this kind the task was of importance. The aim was also to find tools for establishing customers credit status and payment behavior.

A change in companies' ways of payments often precedes official disruption in invoice payment. Delayed invoice payments indicate growing credit risks. Payments are increasingly slowed or have become irregular in most of the companies which are causing credit losses or which are forced to close down businesses. It is important to monitor systematically the behaviour of new as well as old customers' payment behaviour.

In order to discuss the topic appropriately theories on credit and risk management and the principles on credit policies were studied. Sirpa Mustonen has also worked in the company X as manager of finance during which employment she noticed the problems related to credit control.

Company X´s credit policies were planned carefully as they support sales and management of customer relationships. The rules created to credit management and debt collection make company X´s selling more effective. When employees act in accordance with the agreed policy it is also efficient. It will also speed up sales and develop the turnover of debts. Resources will not be wasted on parties which aren´t creditable. The thesis also includes a comparison of companies offering credit status information to ease company X´s decisions on credit sales and monitoring customers' payment behaviour.