Sähköinen palkkahallinto yrityksen, tilitoimiston ja palkanlaskijan kannalta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia sähköisen palkkahallinnon vaikutuksia ja näkökulmia yrityksen, tilitoimiston ja palkanlaskijan kannalta verrattuna perinteiseen palkkahallintoon. Tarkoituksena oli kartoittaa sähköisen palkkahallinnon hyödyt ja haitat kaikista kolmesta eri näkökulmasta ja sitä, onko kannattavaa siirtyä sähköisen palkkahallinnon pariin. Tutkimus on tehty kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen, pohjautuen kirjoituspöytätyöhön, tutkien ja analysoiden aiheeseen liittyvää kirjallisuutta. Lähdemateriaalina käytettiin Suomen lainsäädäntöä, alan kirjallisuutta, alan opetusmateriaalia ja luotettavia Internet-julkaisuja. Tutkimuksessa käydään läpi palkkahallinnon kokonaisuutta pienempinä osa-kokonaisuuksina, kuten maksuliikenne ja palkkamateriaalin kierto. Tutkimuksessa tulee esille muutoksia, joita sähköinen palkkahallinto tuo sen käyttöönoton yhteydessä. Lisäksi tutkimuksessa vertaillaan yrityksen, tilitoimiston ja palkanlaskijan etuja, mahdollisuuksia, haittoja ja uhkia, joita tulee sähköiseen palkkahallintoon siirryttäessä. Johtopäätökset ovat pitkälti tutkijan omia havaintoja ja näkemyksiä. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että sähköiseen palkkahallintoon siirtyminen on tulevaisuutta, joka tuo tullessaan enimmäkseen etuja, joitakin haittoja unohtamatta. Suuremmissa yrityksissä ja isoissa tilitoimistoissa ovat edut selkeästi nähtävissä, vaikka erillisiä tunnuslukuja ei tarkemmin ole saatavissa erilaisista säästöistä ja kustannuksista. Ajallinen säästö palkanlaskijalle tuo enemmän aikaa neuvontaan ja konsultointiin. On myös nähtävissä, että palkanlaskijan työt jakautuvat niin sanotusti palkanlaskijan perustöihin ja alan asiantuntijatöihin. Haasteena sähköisessä palkkahallinnossa erityisesti pienillä tilitoimistoilla ja yrityksillä on käyttöönotosta aiheutuvat kiinteät kustannukset, joita ei voida laskuttaa edelleen asiakkailta. Ongelmana sähköisessä palkkahallinnossa, kuten koko tietotekniikan saralla on se, että ohjelmistoja uusitaan jatkuvasti. Sähköiseen palkkahallintoon siirtymiseen ei kannata rynnätä, sillä se vaatii perehdyttämistä ja käytännön uudelleen järjestämistä. Kun palkkahallinnon asiat on hyvin hoidettu ja järjestyksessä, on myös sähköiseen palkkahallintoon siirtyminen helppoa.

Electronic payroll management from companies, accounting firm and payroll accountant's point of view. This thesis was to investigate effects of an electronic payroll management, from companies, accounting firms and payroll accountant's point of view, compared to traditional payroll management. The aim of this thesis was to identify potential benefits and drawbacks of the electronic payroll management from all three respects and is it worthwhile to enter electronic payroll management. The study was done by using qualitative research methods, based on researching and analysing source material. Source material such as the Finnish law, literature, study material and reliable Internet publications were used. The study goes through the whole payroll package by smaller parts, like payment traffic and payroll material cycle. The study will highlight changes that the electronical payroll management could induce when applied in the first time. Furthermore, the study evaluates companies, accounting firms and payroll accountants possible strenghts, weaknesses, opportunities and threats when an electronic payroll management is implemented. The conclusions are largely based on researcher's own notices and views. The study shows that the electronic transition in payroll management is the future and it will bring both advantages and disadvantages. Big companies and large accounting firms will benefit clearly even that separate figures are not available in the savings and costs at the moment. Also, more efficient systems will leave more time for counselling and consulting. It is also evident that the payroll accountants works fall into two categories; basic payroll accounting work and expert payroll accounting work. The challenges of the electronic payroll management, particularly for smaller accounting firms and companies, are due to the introduction of fixed costs that can not be billed to the customers. The main problem of the electronic payroll management systems, as for the whole information technology field, is that the software is renewed continuesly. Rushing to the electronic payroll management is not supported, because it requires guidance and practical re-organisation. However, when financial matters are well managed and organized the transition to the electronic payroll management will be straightforward.