Sähköisten viestintävälineiden vaikutus kongressiprojektin etenemiseen : Tapausesimerkkinä Blue & White Conferences Oy:n työprosessien muutokset

Abstract

Tässä opinnäytetyössä selvitetään Internetin ja sähköpostin vaikutusta kongressiprojektin etenemiseen. Tapausesimerkkinä käytetään vuonna 1991 perustettua helsinkiläistä kongressipalvelutoimisto CONGREX / Blue & White Conferences Oy:tä. Selvityksen tarkoituksena oli selvittää, miten sähköiset viestintävälineet ovat vaikuttaneet yrityksen työprosesseihin. Selvitys keskittyy 1990- ja 2000-lukuihin.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa esitellään kongressitoimintaa Suomessa ja sen merkitystä Suomelle. Lisäksi annetaan yleiskuva kongressin järjestämisestä. Työ keskittyy tarkemmin tiettyihin kongressin järjestämisen vaiheisiin. Sähköiset viestintävälineet ovat vaikuttaneet vaiheisiin merkittävimmin.

Opinnäytetyön empiirinen osa koostuu yrityksen toimitusjohtajan ja kongressipäällikön haastattelusta. Heidän mielipiteidensä ja havaintojensa avulla rakentui työn tärkein osuus. Haastattelun avulla haluttiin muodostaa mahdollisimman monipuolinen kuva eri vaiheiden muutoksista ja siitä, miten merkittäviä ne ovat kongressiprojektissa.

Selvityksen tuloksena huomattiin, että huolimatta työprosessien muutoksista, työn määrä ei ole vähentynyt. Työ on vain kohdistunut eri tavalla. Vaikka viestintävälineet ovat tuoneet monia etuja, on niistä seurannut myös haittoja. Kriittisin haitta on nähtävissä osallistujien ja kongressin järjestäjien sähköpostikäyttäytymisessä. Internetin ja sähköpostin käyttö on edelleen kehitysvaiheessa, joten erilaiset sähköiset sovellukset tulevat vielä kehittymään, mikä taas tarkoittaa lisää muutoksia työprosesseihin.

This thesis examines the impact of the Internet and e-mail on the progress of a congress project. The case study example is a professional congress organizer CONGREX / Blue & White Conferences Oy, which was founded in 1991. The purpose of this study is to figure out how the electronic communications have impacted on the company’s work processes.

The theoretical part of the thesis describes congress operations in Finland and its importance for Finland. In addition, the study gives an overview of organizing a congress. The study focuses on certain phases that the electronic communications have most significantly impacted on.

The empirical part of the thesis consists of the interviews of the CEO and the congress manager of the company. The major part of the study is based on their opinions and observations. With the help of the interviews I wanted to build a most versatile picture of the changes in various phases and the importance of them in a congress project.

The result of the study was that, although the work processes have changed, the workload has not decreased but is only distributed in a different way. Even though the communications have brought many advantages, there are also disadvantages. The most critical disadvantage can be seen in the e-mail behavior of the congress participants and organizers.