Toiminnanohjausjärjestelmän valintakriteerit : Case: Jyväskylän kaupungin Talouskeskus

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Jyväskylän kaupungin Talouskeskus. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää kuinka kunnallisella puolella pitäisi hoitaa toiminnanohjausjärjestelmän kilpailuttaminen ja mitä kriteerejä tulisi erityisesti ottaa huomioon, sekä mitkä kriteerit olivat erityisesti Jyväskylässä tärkeitä.

Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus. Viitekehyksessä tarkasteltiin yleisesti tietojärjestelmän hankintaprosessin kulkua sekä kriteerejä, jotka ovat tärkeitä valittaessa järjestelmää.

Tutkimustulokset perustuivat asiantuntijakartoitukseen, sen perusteella tehtyyn kyselyyn sekä käytettyyn materiaaliin, joita olivat muun muassa eri kuntien tarjouspyynnöt koskien toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. Tutkimuksen tulokset ovat tietyllä varauksella käytettävissä myös muissa kunnissa. Viitekehysosaa voidaan soveltaa muiden kuntien vastaaviin hankintoihin.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että toiminnanohjausjärjestelmissä on todella paljon erittäin tärkeitä ominaisuuksia. Tärkeiden ominaisuuksien suuri lukumäärä johtuu toiminnanohjausjärjestelmän laajuudesta; sen pitää toimia monissa erilaisissa ympäristöissä ja vastata moniin erilaisiin tarpeisiin. Hintaa ja toimittajan referenssejä koskevien vaatimusten lisäksi toimittajan velvollisuuksia ja raportointia koskevat kriteerit näyttivät olevan tärkeimpiä.

Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan huomata, että kuntasektorilla on jonkin verran parantamisen varaa hankintaosaamisessa. Tarjouspyynnön laatiminen ja tärkeiden seikkojen huomioiminen on haastavaa ja vaatii perehtyneisyyttä asiaan. Tulevissa kilpailutustilanteissa tulisi kiinnittää erityisesti huomiota tarjouspyynnön vaatimusten muotoiluun, joissa useilla kunnilla oli korjattavaa.

The commissioner of the thesis was the City of Jyväskylä Accounting Centre. The aim of the thesis was to find out how an Enterprise Resource Planning System should be purchased through competitive bidding in the municipal sector, and what criteria should especially be taken into account in the City of Jyväskylä.

The research method was qualitative. The purchasing of an information system and the criteria important when selecting such a system were examined in the frame of reference.

The results were based on expert observations, the questionnaire composed on the basis of those observations and materials used, for example various municipalities’ calls for bids. The results can be used, with certain reservations, in other municipalities. Similarly, the frame of reference can be applied in other municipalities in similar purchases.

The study revealed that ERP systems have many important features. The large number of those important characteristics is due to the scope of the ERP system; it has to be able to function in many different environments and respond to diverse needs. In addition to price and supplier references, supplier obligations and reporting seemed to be the most important requirements.

The results show that there is some room for improvement in purchasing knowhow in the municipal sector. Drawing up a call for bid and noticing all the important facts is challenging and requires familiarity with the case. In future competitive bidding situations, particular attention should be paid to the formulation of the conditions included in the call for bids still quite defective in several municipalities.