Sisäinen viestintä ja sen kehittäminen : Case: Helsingin palloseura ry

Abstract

Työn tavoitteena oli selvittää Helsingin palloseura ry:n sisäisen viestinnän nykytila, viestintäkanavat ja mahdolliset ongelmakohdat. Työn yhteydessä tehdyn tutkimuksen perusteella oli tarkoitus tehdä kehitysehdotuksia sisäisen viestinnän parantamiseksi. Tutkimustehtävä keskittyi seuran vapaaehtoistoimijoiden näkemyksiin sisäisestä viestinnästä, koska organisaation olemassaolo perustuu pääosin heidän tekemälleen työlle. Seurassa ei ollut aiemmin tutkittu sisäisen viestinnän toimivuutta.

Työn teoreettisessa osuudessa käsiteltiin viestinnän merkityksiä, sisäisen viestinnän tehtäviä ja kanavia sekä sisäisen viestinnän suunnittelua ja seurantaa. Tarkoituksena oli selvittää sisäisen viestinnän merkitystä kaiken organisaatioon liitettävän toiminnan kannalta.

Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeella, joka koostui kymmenestä kysymyksestä. Vastaukset koostuivat monivalintavaihtoehdoista, joiden lisäksi pyydettiin kysymysten kohdalla esittämään vapaasti omia mielipiteitä ja tuntemuksia. Vastaukset jaoteltiin ryhmittäin vapaaehtoistoimijoiden toimenkuvien perusteella. Vastausprosentti ei noussut niin korkeaksi kuin odotettiin, mutta silti vastauksia tuli runsaasti.

Monivalintavastausten perusteella vapaaehtoistoimijat olivat melko tyytyväisiä viestinnän yleiseen tilaan. Avoimista vastauksista nousi kuitenkin esille runsaasti epäkohtia ja kehitysehdotuksia. Suurimpina puutteina pidettiin tiedotusta seuran yleisistä asioista ja johtokunnan tekemistä päätöksistä. Ajankäyttö ja oman toimen ohella suoritettavat tehtävät taas koettiin vastaajien kesken ongelmallisina heidän oman viestintänsä ja jaksamisensa suhteen. Seuran tulisi reagoida esiin tulleeseen tiedontarpeeseen luomalla suunnitelmalliset viestintäkäytänteet. Sisäisen viestinnän merkitys tiedon levittäjänä on oleellinen koko organisaation kannalta.

The meaning of this thesis was to define the present internal communication, communication channels and possible communicational problems in Helsingin palloseura ry. Suggestions of improving the internal communication were to be made in context with the survey that was done with the thesis. The survey focused on the clubs voluntary workers and their thoughts of internal communication because the existence of the organization is based mainly on their work. No surveys of internal communication of the club were made before this.

The theoretical part of the thesis deals with the meanings of communication, functions and channels, and planning and follow-up of internal communication. The aim was to define how connected all the functions of the organization were to internal communication.

The survey was made by a questionnaire which included ten questions. The answers consisted out of multiple choice options. In addition, all of the voluntary workers were asked to write down their thoughts and feelings concerning the questions. The answers were divided in groups on the grounds of the voluntary workers job description. The percentage of answers wasn’t quite as high as expected, but there were still plenty of answers.

The multiple choice answers seemed to prove that the voluntary workers were quite happy with the overall situation. But the open commentary part pointed out a wide range of flaws and suggestions of improvement. The biggest disadvantages were the announcements of the organizations overall issues and the decisions of the board. The voluntary workers also felt that time consumption and tasks that had to be done along with their daily job were problematic and affected their communicational and overall input. The organization should react to this and create systematic communication practices. The meaning of internal communication is essential for the whole organization.