How to motivate high-demanding employees : Case: UPM-Kymmene Tampere Service Centre

Abstract

This study was commissioned by UPM-Kymmene, the supply chain service centre in Tampere. There was a need for examining the current level of motivation at this facility as it was established only in autumn 2009. Motivated employees are extremely important as they are the core for business excellence. The current economic turmoil and the organizational changes in UPM might also have influenced employees’ motivation and that is why it was seen as an important topic to further investigate.

The aim of this thesis was to examine whether the current motivation strategy at UPM is efficient in motivating the staff at the supply chain centre unit. The motivation strategy was examined on the basis of the expectancy theory developed by Vroom. To gather empirical evidence on employees’ perceptions on the current motivation strategy a questionnaire was formulated and sent to all employees at the supply chain centre. The results were then further analysed to identify important corner stones and drawbacks. Some solutions for further motivation techniques were compiled in the end of this study.

Based on the empirical evidence it was concluded that there is a need for improvement in the employees’ motivation. The response rate for the survey was approximately 76 per cent, so the findings are very comprehensive to draw conclusions. The most common aspects to improve were communication, work load and recognition and feedback. These are also central components to work motivation according to the expectancy theory. To improve these aspects it was suggested that employees’ needs are carefully listened and attended to. Also a Communications Specialist should be nominated to improve communication at the supply chain centre.

Tämä opinnäytetyö on UPM-Kymmenen Tampereella sijaitsevan toimitusketjunhallintaosaston työntekijöille tehty tutkimus. Tutkimuksen aiheena oli henkilöstön motivaation selvittäminen. Motivaation selvittäminen koettiin tärkeäksi, koska aiempaa vastaavaa selvitystä ei ollut tehty vasta vuonna 2009 perustetulle yksikölle. Lähtökohtana oli käsitys siitä, että motivoituneet työntekijät ovat tärkeä avaintekijä liiketoimintatulosten aikaansaamisessa. Lisäksi pidettiin oletettavana, että nykyinen taloudellinen tilanne ja organisaation muutokset vaikuttavat työntekijöiden motivaatioon, ja tästä näkökulmasta tutkimuksen aihe nähtiin tarkoituksenmukaisena.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten nykyiset motivaatiomenetelmät motivoivat toimitusketjun palveluosaston henkilöstöä. Teoreettisena lähtökohtana motivaation tarkastelulle käytettiin Vroomin odotusarvoteoriaa. Empiiristä tiedonhankintaa varten laadittiin kyselylomake, joka lähetettiin kaikille osaston työntekijöille sähköpostitse. Kyselylomakkeesta saadut vastaukset koottiin, analysointiin ja niistä nostettiin esiin keskeiset tekijät ja epäkohdat. Tutkimuksen lopussa esitetään tuloksiin pohjautuvia johtopäätöksiä motivaation parantamiseksi.

Tutkimustuloksiin pohjautuen voidaan todeta, että työntekijöiden motivaatiossa on puutteita. Kyselylomakkeeseen vastasi 76 % osaston työntekijöistä, mitä voidaan pitää luotettavana määränä johtopäätösten tekemiselle. Tuloksissa kaikkein tärkeimpinä tekijöinä tulivat esiin vuorovaikutus, työkuorma, huomioon ottaminen ja palaute. Nämä ovat myös odotusarvoteorian mukaiset keskeiset työmotivaatioon vaikuttavat tekijät. Näiden tekijöiden parantaminen edellyttää huolellista työntekijöiden mielipiteiden kuuntelemista ja huomioon ottamista. Vuorovaikutuksen parantamiseksi ehdotettiin myös vuorovaikutusasiantuntijan osaamisen hyödyntämistä.