Jakeluprosessin muuttuminen sähköiseksi : case Schenker Oy

Abstract

Kehittämistyön tarkoitus on kuvata Schenker Oy:n jakeluprosessi sellaisena kuin se nykyään on ja tämän jälkeen kuvata miten jakelu hoidetaan ilman paperisia rahtikirjoja ja mitä haasteita ja ongelmia tästä mahdollisesti aiheutuu.

Työ on jaettu niin, että toisessa luvussa kerrotaan lyhyesti Schenker Oy:sta ja kuvataan tuontiprosessin kulku Turussa, johon työ pohjautuu. Nykyinen jakeluprosessi ja paperisen rahtikirjan kulku on havainnoitu kaavion avulla, joka osoittaa, että miten paperinen rahtikirja liikkuu viiden eri osaston välillä, jotka ovat CPM Turku, avaustallennus, ajojärjestely, kuskit sekä asiakkaat.

Kolmannessa luvussa jakeluprosessi on havainnoitu kaavion avulla ilman paperista rahtikirjaa ja osoitettu, että miten jokaisen osaston työ muuttuu, kun paperisesta rahtikirjasta luovutaan. Jokaisen osaston työtä on havainnoitu ja työntekijöitä haastateltu ja tämän pohjalta on etsitty kehittämiskohteita ja työhön liittyviä haasteita. Eniten kehittämistyön oivalluksista on hyötyä CPM Turun kannalta, koska heiltä lähtee turhia työvaiheita pois. Avaustallennuksen työ puolestaan loppuu tämän prosessin näkökulmasta, joten heidän työnkuvansa tulevaisuudessa on vielä auki. Ajojärjestelyn ja kuskien työvaiheet muuttuvat eniten ja heidän työnsä ainakin aluksi voi tuntua hankalammalta ja hitaammalta. Haasteita työvaiheista tuli esiin, mutta niihin ei löytynyt parhaita mahdollisia ratkaisuja. Asiakkaille on edessä haasteita, koska myös heidän täytyy muuttaa omia tapojaan ja käytäntöjään koskien toimituksien vastaanottamista. Osa asiakkaista ei ole valmiita luopumaan paperisista rahtikirjoista vaan heidän toimintansa edellyttää toimitusta paperisen rahtikirjan kanssa ja osa haluaa siihen vielä mukaan omat liitteensä, jotta toimitus onnistuu.

Neljännessä luvussa käsitellään muutoksen johtamista sähköisen jakeluprosessin kannalta. Luku on jaoteltu sen mukaan, että mitkä neljä perustehtävää esimiehellä on muutoksessa. Ensimmäiseksi luvussa 4.1 käsitellään esimiehen tehtävää muutoksen tavoitteiden ja toteutuksen johtamisessa sekä tarkastellaan lähemmin esimiehen muutosjohtamisen keinoja ja muutosviestintää. Seuraavaksi luvussa 4.2 käsitellään esimiehen roolia muutoksessa innostamisessa sekä läsnäolon merkitystä työntekijän arjessa ja työntekijöiden muutosvastarintaa.

The purpose of this development work is to describe Schenker Oy’s distribution process the way it is today and then describe how it is done without waybills and the challenges and the problems this may cause.

In the second chapter there is a short introduce to Schenker Oy and description of how the import process works in Turku. The current distribution process and how waybills move between the five different departments (CPM Turku, the scanning department, the distribution department, the drivers and the customers) are shown in the diagram.

In the chapter three, the diagram has been changed so that the paper waybills have been removed and the diagram shows how the work of each department changes. The work of each department has been observed and the employees has been interviewed and based on those there have been searched improvement issues and work-related challenges. CPM Turku benefits most of these improvement ideas because it is possible for them to do their work more efficient. The work of the scanning department ends from the perspective of this work and this department’s future is still open. The work of the distribution department and the drivers changes the most and they can find this more difficult and slower. Challenges from their work phases have been found but the best solutions to these challenges could not be found. The customers also face challenges because they also must change their own practices regarding deliveries. Some customers are not ready to accept deliveries without waybills because it is not possible for them to accept shipments without their own attachments.

The fourth chapter introduces the change management from the point of view of the electronic distribution process. The fourth chapter has been divided according to the four basic tasks the manager has in the process of change. In the chapter 4.1 there is a discussion about the manager’s role in managing the change goals and execution. This chapter looks more closely at the ways that manager needs to lead the change and also the change management communication. In the chapter 4.2. the focus will be in the manager’s role in inspiring the employees to the change and the importance of being present in employee’s daily life. There will be also discussion of the resistance of the change in this chapter 4.2.