Automatisoinnin hyödyntäminen taloushallinnossa : Case: Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyn kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Opiferus Toiminnanohjaus -järjestelmän nykyisiä ostolaskujen käsittelyn toiminnallisuuksia voitaisiin kehittää, jotta ne mahdollistaisivat automatisoidun ja tehokkaan ostolaskujen käsittelyprosessin.

Työn tavoitteiden saavuttamiseksi kehittämistyö pohjautui teoreettiseen viitekehykseen, joka keskittyi taloushallinnon prosesseihin ja niiden automatisointiin sekä taloushallinnon järjestelmiin. Teoriaosuuden tarkoituksena oli perehtyä siihen, millaisen mahdollistajan roolin taloushallinnon järjestelmät voivat ottaa taloushallinnon automatisoinnissa. Lisäksi tutustuttiin taloushallinnon automatisoinnin hyötyihin ja mahdollisuuksiin sekä siihen, liittyykö siihen riskejä tai haasteita.

Tässä työssä raportoitu kehittämistyö koski Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyprosessin kehittämistä. Työssä otetaan kuitenkin kantaa myös sovelluksen muiden taloushallinnon prosessien oleellisimpiin kehitystarpeisiin. Tutkimusmenetelmänä tässä työssä käytettiin niin sanottua tutkimuksellista kehittämistyötä, jonka tarkoituksena oli kartoittaa Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyprosessin nykytila mahdollisimman kattavasti, jotta prosessin kehityskohteet pystyttiin tunnistamaan. Tärkeimpinä tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä niin sanottua benchmarking-analyysia. Tässä opinnäytetyössä raportoitu kehittämistyö on rajattu suunnitteluvaiheeseen, joka sisälsi nykytilan analyysin, kehittämiskohteiden kartoituksen ja kehitysideoiden esittelyn. Lopuksi kerrottiin, miten kehittämistyö jatkuu tämän opinnäytetyön valmistumisen jälkeen. Kehittämistyön raportointi eli opinnäytetyön empiirinen osuus on salattu.

The purpose of this thesis was to find out how Opiferus Enterprise Resource Planning software’sexist-ing functionalities in purchase invoice processing could be improved so that they could enable an automated and efficient process.

To achieve the goals of this thesis the development work was based on a theoretical framework. The theoretical part focused on the processes and systems of financial management and how to automate them. The purpose of this theoretical framework was to get acquainted with therole financial management systems take at automatization of financial management. Also explored were the pros and cons oftheautomatization of financial administration and if any risks or challenges are involved.

The reporting in this thesis dealt with developing of Opiferus ERP software’s purchase invoice process but before focusing the report to the purchase invoice process thisthesis also discussed the central development needs of the software’s other financial administration processes. As the research method this thesis used so-called research development that was meant to map out the current state of Opiferus ERP software’s purchase invoice process as comprehensive as possible so that the subjects of development could be identified. The most important research method was the author's committed observation and so-called benchmarking analysis. The development work reported in this thesis was limited to the planning phase that included the analysis of current state of the system, mapping out the subjects of development and presenting ideas for development. Finally, it was reported how developing continues after the completion of this thesis.The empirical part of this theses that is the reporting of development work is confidential.