PTS-suunnitteluprosessin johtaminen ja kehittäminen: Tampereen Tilapalvelut Oy:ssä

Abstract

Tämän tutkimuksen tarkoitus oli selvittää, miten Tampereen Tilapalvelut Oy:n kiinteistöjen kunnossapidon pitkän tähtäimen suunnitteluprosessia (PTS) ja sen johtamista voitaisiin kehittää. Tutkimuksessa tarkasteltiin prosessin eri vaiheita sekä prosessiin liittyvää henkilöstöä. Haluttiin selvittää, miten toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset ovat vaikuttaneet prosessiin ja miten ne huomioidaan prosessin kehittämisessä. Tutkimus rajattiin prosessissa keskeisimmässä roolissa oleviin isännöitsijöihin, joilta haluttiin saada henkilöstön kokemukseen perustuvaa tietoa. Johdon näkökulman esiin saamiseksi haastateltiin kiinteistöpäällikköä.

Tutkimuksessa sovellettiin PTS-suunnittelun, osaamisen johtamisen sekä muutosjohtamisen teorioita. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista lähestymistapaa, ja tiedonkeruumenetelminä käytettiin ryhmähaastattelua, teemahaastattelua sekä osallistuvaa havainnointia.

Tutkimuksen perusteella selvisi prosessin nykytilassa toimiviksi asioiksi työyhteisön yhteistyö, avoimuus ja keskinäinen luottamus. Toimintaa on jatkuvasti kehitetty sekä ydintehtäviä korostettu. Henkilöstön motivaatio, työhyvinvointi sekä kehittämishalukkuus nähtiin hyväksi. PTS-suunnitteluprosessin tunnistettiin nykytilassa sisältävän kaikki olennaiset vaiheet, mutta vaiheiden sisällä koettiin kehittämistarpeita. Tehtävänkuvauksia tulisi tarkentaa sekä rajapintoja selkeyttää. Tiedonkulkua ja -hallintaa tulisi kehittää, jotta isännöitsijöillä olisi enemmän aikaa kohdetuntemuksen keräämiseen ja tallentamiseen. Prosessiin kaivataan selkeitä linjanvetoja ja ohjeita toiminnan yhtenäistämiseksi ja suunnitelmallisuuden lisäämiseksi.

The purpose of this thesis was to determine how to improve the long-term maintenance planning process of the properties handled by Tampereen Tilapalvelut Oy and the management of the process. The study examined different stages of the process and the staff involved. The aim of the research was to find out how the changes in the operating environment have had an impact to the process and how this should be taken into account when improving the process. The study was limited to the most relevant personnel in the process, namely the property managers. The study wanted to gather knowledge, based on the experience of the subject. The real estate manager was interviewed to get a management perspective.

The research was based on the theory of long-term maintenance planning, competence- and change management. The qualitative approach was used as a research method. Group- and theme interviews with participatory observation were used as a data collection methods.

The co-operation, openness and mutual trust in the work community was found to be working well in the current state of the process. Operations have been continuously developed and core tasks have been emphasized. Personnel motivation, well-being at work and willingness to develop the working methods were considered to be on a good level. The process was found to include all essential steps, but within the individual steps, there was a need for development. The job descriptions should be specified and their interfaces clarified. Information flow and data management should be improved to allow the property managers more time to collect and store information on the individual properties. Clear policies and instructions are needed to standardize and streamline the process.