Toiminnan laadun kehittäminen Kalevan Kierroksen osakilpailuissa toimintakäsikirjan avulla

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä Kalevan Kierros ry:lle toimintakäsikirja kestävyysurheilusarjan osakilpailuiden järjestämistä varten ja parantaa tätä kautta toiminnan laatua. Tavoitteena oli yhdenmukaistaa menettelyjä, vähentää riskejä ja tasata Kalevan Kierros ry:n jäsenten saamaa palvelukokemusta. Toimintakäsikirjaa tarvitaan lajivastaavien, tapahtumanjärjestäjien ja hallituksen avuksi ja tueksi, jotta voidaan yhdenmukaistaa menettelyitä valmisteluista jälkihoitoon. Tavoitteena oli saada tieto siirrettyä jouhevasti seuraavan osakilpailun järjestäjälle ja vakiinnuttaa toimintatapoja hallitustyöskentelyssä. Toimintakäsikirjoja tehtiin eri kohderyhmien vuoksi kaksi, osakilpailuiden järjestäjille ja hallitukselle, molemmille omansa.

Toimintakäsikirjan rakentamista varten tietoperustassa tarkasteltiin organisaation, palvelun ja tapahtuman laadun rakentumiseen vaikuttavia tekijöitä sekä palvelun laadun vaikutusta asiakastyytyväisyyteen ja kokonaislaadun syntyyn. Tietoperustassa käytiin myös läpi, miten organisaation laatua kehittämällä vaikutetaan palvelun laadun toteutumiseen. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä ja kirjoittamistyön vaiheissa osallistutettiin hallituksen jäseniä, entisiä ja tulevia tapahtumanjärjestäjiä, palveluntuottajia, Kalevan Kierroksen kilpailijoita ja yhdistyksen asiantuntijoita, jotta mahdollisimman laaja käyttäjien ääni saatiin työssä kuuluviin. Dokumentoitua perinneaineistoa oli paljon, jota hyödynnettiin kirjoittamisen eri vaiheissa ja nivomaan kokonaisuutta yhteen. Tuotokset kävivät tarkastuskierroksilla eri kohderyhmillä ja korjauksia sisältöihin tehtiin palautteiden pohjalta.

Kalevan Kierros – käsikirja järjestäjälle pitää sisällään tiiviin yhteenvedon Kalevan Kierroksesta ja sen historiasta, tapahtumajärjestämisen liittyvää tietoa sekä lajikohtaisia ohjeistuksia ja sääntöjä. Hallitukselle suunnattu toimintakäsikirja sisältää mm. menettelyohjeistuksia lajivastaavan ja hallitusten jäsenten tarpeita varten, viestintä- ja markkinointiohjeistuksia ja mittariston, jolla voidaan mitata laatua sekä osakilpailuissa että yhdistyksen työssä.

Toimintakäsikirjat tulevat käyttöön heti valmistumisen jälkeen vuodelle 2020. Ohjeistuksille on suuri tarve ja Kalevan Kierros ry:n työtä helpottaa, kun yhteiset tasalaatuistavat ohjeistukset ovat tehty. Toimintakäsikirjojen omistajuus tulee olemaan Kalevan Kierros ry:llä ja molempien toimintakäsikirjojen pääversiot löytyvät hallituksen hallinnoimasta pilvipalvelusta. Toimintakäsikirja järjestäjälle löytyy myös Kalevankierros.fi sivuilta.