Tapahtuman tuotantoprosessin kehittäminen : Case: Bit1 2019

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa pelialan Bit1-tapahtuma osana Osaamisen Pelimerkit -hanketta ja kehittää tapahtuman tuotantoprosessia. Opinnäytetyön ensimmäinen tavoite oli tuottaa Bit1-tapahtuma Tampereella 7.-8.5.2019. Toinen tavoite oli tarjota kehitysehdotuksia tapahtuman tuotantoprosessille tuotannon aikana saadun kokemuksen ja tapahtumatuotantoon liittyvän aineiston perusteella.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus koostui Bit1-tapahtuman tuottamisesta ja tapahtuman tuotantoprosessin kehittämisestä. Teoreettinen osuus koostui kolmesta osasta. Ensiksi kerrottiin tapahtumatuotannon vaiheista läpikäydyn aineiston pohjalta. Toiseksi kerrottiin, miten Bit1-tapahtuman tuotanto sujui ja miten tapahtuma toteutettiin, samalla tarjoten kehitysehdotuksia tulevien tapahtumien tuotantoprosessille tehdyn tuotannon pohjalta. Kolmanneksi käsiteltiin läpi käydyn aineiston pohjalta saadut kehittämisehdotukset tapahtuman tuotantoprosessille.

Tapahtuman tuotanto sujui hyvin ja tapahtuma oli onnistunut. Osallistujat olivat suurimmaksi osaksi tyytyväisiä tapahtumaan ja siitä saatuun hyötyyn. Tuotannon aikana kuitenkin ilmeni joitakin ongelmia, jotka käsiteltiin opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa.

Opinnäytetyön tärkeimmät tulokset liittyvät hankintoihin, mainontaan ja tiedottamiseen, apulaisten rekrytointiin ja tuomareiden ja puhujien hankintaan. Tuotannon alussa hankintoihin liittyvät säännöt eivät olleet tiedossa, mikä aiheutti tuotannolle lisätyötä. Tapahtumaan ei saatu yrityksiä ja vierailijoita paikalle toivottua määrää, koska mainonta ja tiedotus ei mennyt niin hyvin, kuin olisi toivottu. Apulaisten rekrytoinnissa oli paljon epävarmuutta eikä apulaisten määrää ollut helppoa arvioida. Tuomareiden ja puhujien hankinnassa huomattiin olevan tärkeää käyttää Osaamisen Pelimerkit-hankkeen väen omia yhteyksiä, kuten myös tapahtumatiimin omia yhteyksiä.

The goal of this thesis was to produce a game industry event, Bit1, which is a part of the Chips For Game Skills project and to improve the event’s production process. The first goal of this thesis was to produce the Bit1 event in Tampere on 7.-8.5.2019. The second goal was to provide improvement to the event’s production process using the experience gained during the production of the event, and using the knowledge gained from event production material.

The operational part of this thesis consists of the production of the Bit1 event and improving the event’s production process. The theoretical part consisted of three parts. First, the phases of event production were explained using the event production material. Secondly, the production of the Bit1 event was explained while also discussing how the production went. This also included giving suggestions for improvement for future events using the experience gained from the production of the Bit1 event. Thirdly, the suggestions for improvement gained from the event production material were reported and discussed.

The production of the event went well, and the event was a success. The attendees for the most part, were satisfied with the event and with the benefits it provided. Still, some problems did emerge during the production of the event, which were discussed in the theoretical part of the thesis.

This thesis’ most important results concerned purchases, marketing and informing, recruiting help for the event, and acquiring judges and speakers. At the beginning of the event’s production, the rules for purchases were not clear, which resulted in additional work for the production of the event. The number of companies and visitors was smaller than was hoped, because marketing and informing was not carried out as well as was hoped. Recruitment of helpers for the event caused uncertainty and it was not easy to estimate the number of helpers needed. It was noticed that when recruiting judges and speakers, it was important to use the connections of people in the Chips For Game Skills project, as well as the contacts of the event’s team.