Vuokralaismuutosten tarjousprosessin tehostaminen kauppakeskushankkeissa

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin kauppakeskushankkeiden vuokralaismuutosten tarjouksia. Kauppakeskushankkeissa liiketilat räätälöidään vuokralaisen tarpeisiin lisä- ja muutostöin. Tutkimuksella selvitettiin, onko aikaa ja resursseja vievässä tarjous- ja laskutusprosessissa kohtia, joita kehittämällä prosessia voitaisiin tehostaa.

Tutkimuksessa analysoitiin kolmen toteutuneen kauppakeskushankkeen vuokralaismuutostarjouksia kiinnittäen huomiota tarjousten määrään, arvoon ja luonteeseen. Aineistotutkimuksen tueksi aiheeseen perehdyttiin myös kirjallisuustutkimuksella sekä tutustumalla aiheesta kirjoitettuihin opinnäytteisiin ja diplomitöihin.

Tutkimuksessa havaittiin, että noin neljännes kaikista kauppakeskushankkeessa laadituista ja laskutetuista vuokralaismuutostarjouksista on arvoltaan alle 2 000 €. Tällaisten arvoltaan vähäisten muutostyötarjousten yhteenlaskettu arvo oli kuitenkin vain noin 1 % vuokranantajan kohteissa käyttämistä peruslaatutason parannukseen liittyvistä kustannuksista. Noin viidennekselle vuokralaisista laaditaan vähintään 3 tarjousta. Arvoltaan vähäisten tarjousten taustalla on moninaisia syitä, mutta noin kolmannes tarjouksista liittyy tavalla tai toisella suunnitteluprosessiin liittyviin väärinkäsityksiin tai puutteelliseen kommunikaatioon.

Tutkimustulosten valossa kauppakeskushankkeissa tilaajaorganisaation on syytä keskustella siitä, kuinka arvoltaan vähäisten tarjousten kanssa menetellään. Tilaajan tulee arvioida hukattujen resurssien arvo suhteessa lisääntyviin kustannuksiin hankkeen reunaehdot huomioiden. Tämän lisäksi yhdessä urakoitsijan ja suunnitteluryhmän kanssa on hyödyllistä käydä keskustelu siitä, kuinka vältetään lukuisten tarjousten laatiminen samalle vuokralaiselle. Yksikköhintaluettelon käyttäminen vuokralaissuunnittelun yhteydessä sekä malliliiketilan rakentaminen voivat olla hyödyllisiä työkaluja prosessin tehostamiseksi ja väärinymmärrysten välttämiseksi.

In shopping centre building projects, all retail premises are tailored to meet the tenants’ individual demands and expectations. These adjustments are typically implemented by the main contractor as extra work. This study investigated tenant alteration work offers to find out whether there are areas for improvement and streamlining in the time and resources consuming process of quotations and invoicing.

Archive data from three shopping centre projects was analysed focusing on the amount, value and nature of the quotations. Data analysis was supported by a literature review and thorough research of previous thesis documents about the subject.

The research indicated that the value of every fourth tenant alteration quotation is below 2 000 €. Together these minor quotations add up to less than 1 % of what the developer invests in the tenant improvements of the centre. It was also discovered that about 20 % of the tenants receive at least three quotations for their premise. There are many reasons for the low value of these quotations, but one-third of them somehow relate to misunderstandings and lacking communication.

The finding suggest that the developer organisation should have a discussion on how to approach the low value quotations in a project. Also, a discussion should take place with the contractor and design team on how to avoid drawing up several quotations for the same tenant. Unit price lists and mock-up premises may prove to be useful tools in avoiding extra work and misunderstandings.