Organisaation sisäisen tiedonkulun kehittäminen: Case Sedu Rengonharju

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedun, Sedu Rengonharjun kampukselle. Kehittämistyön tavoitteena oli kartoittaa kohdeorganisaation sisäisen tiedonkulun nykytilanne, sekä selvittää sisäisen tiedonkulun kehittämisen mahdollisuudet. Teoreettisen viitekehyksen keskeisiä käsitteitä ovat tiedonkulku, sisäinen viestintä ja työyhteisöviestintä. Teoriaosuudessa sisäistä tiedonkulkua käsitellään teoriassa laajasti, monen tutkijan pohdintoja seuraten. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää, joka toteutui ryhmähaastatteluna. Ryhmähaastatteluun henkilöt valikoituivat Sedu Rengonharjulta, ja he edustavat eri asemassa toimivia henkilöitä. Ryhmähaastattelussa kartoitettiin kohdeorganisaation sisäisen tiedonkulun nykytilanne. Ryhmähaastattelussa pohdittiin tämän hetken hyviä tiedotuskanavia, sekä löydettiin Sedu Rengonharjun sisäisen tiedonkulun ongelmakohdat. Tutkimustyön perusteella kehitettiin kohdeorganisaatiolle kehittämissuunnitelma paremman sisäisen tiedonkulun ja viestinnän saamiseksi kohdeorganisaation sisällä. Keihään kärkinä kehittämissuunnitelmaan nousi neljä asiaa. Tärkeille asioille tulee määrittää vastuuhenkilöt, jotka tiedottavat ja kirjoittavat ohjeet kyseisen vastuualueen asioista. Henkilökunta tarvitsee kasvotusten keskusteluja sähköistyvässä maailmassa aina enemmän ja enemmän. Organisaation ylin johto on aina toivottu vieras keskustelutilaisuuksissa. Sähköistyvässä maailmassa, uusien ohjelmistojen perehdyttämiseen tulee panostaa, että uudet ohjelmat voidaan ottaa käyttöön helpottamaan sisäisen viestinnän ongelmia. Viestintäkanavia on olemassa monia, niistä on hyvä sopia organisaation henkilökunnan kanssa, mitä viestintäkanavaa käytetään missäkin tilanteessa. Ja tietotulvan keskellä jokaisen on tarpeen tietää mistä minkäkin tiedon löytää.

The thesis was commissioned by the Sedu Rengonharju campus of the Seinäjoki Joint Municipal Authority for Education. The aim of the development work was to survey the current state of the internal information flow at the target organization and to explore the opportunities of improving it. The key concepts of the theoretical framework are information flow, internal communication, and workplace communication. In the theoretical section, the internal flow of information is extensively dealt with in theory, following the reflections of many researchers. The study used a qualitative research method, implemented as a group interview. For the group interview, individuals with different backgrounds were selected from Sedu Rengonharju. At the group interview, the current situation of the internal information flow of the target organization was surveyed. The current good information channels were discussed, and problems with the internal communication with Sedu Rengonharju were discovered. On the basis of the research work, a development plan was made for the target organization in order to improve the internal communication and other communication within the target organization. Four important issues emerged from the development plan. For important matters, the people in charge should be designated, who will inform and write instructions related to matters in their respective areas of responsibility. The staff need more face-to-face discussions. The top management of the organization is always a welcome guest at meetings called for discussion. It is important to focus on familiarizing staff with new software, so that new software can be introduced to ease internal communication problems. It is worthwhile to agree on the use of communication channels with the organization's staff, as to which communication channel is used in each situation; in the midst of a flood of information, everyone needs to know where each information can be found.