Tapahtuman järjestäminen vapaaehtoisvoimin : työkaluja vapaaehtoisten johtamiseen ja motivointiin

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin vapaaehtoisten johtamista ja motivointia tapahtumissa, jotka järjestetään lähes kokonaan vapaaehtoisten voimin. Työn toimeksiantajana toimi Tampere Chamber Music ry ja tutkimuksen tavoitteena oli löytää työkaluja toimeksiantajalle vapaaehtoisten johtamiseen ja heidän motivaationsa ylläpitämiseen tapahtumaprojektissa, joka vaatii vapaaehtoisilta pitkää sitoutumista ja missä vapaaehtoinen on avainasemassa tapahtuman onnistumisen kannalta. Tutkimuksen avulla pyrittiin selvittämään, mikä vapaaehtoisia motivoi ja miten motivaatiota ylläpidetään pitkäkestoisissa tapahtumaprojekteissa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena käyttäen tutkimusmenetelmänä teemahaastattelua. Tutkimusta varten haastateltiin toimeksiantajaorganisaation tapahtumassa mukana olleita vapaaehtoisia ja muiden tapahtumien vapaaehtoisten johtajia. Tutkimushaastatteluiden tavoitteena oli selvittää, mitkä seikat vaikuttavat vapaaehtoisten motivaatioon toimia tapahtumaprojektissa ja, miten vapaaehtoisten johtaja voi toiminnallaan vaikuttaa myönteisesti siihen. Haastatteluiden avulla kerätty tutkimusaineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysilla.

Tutkimustulokset osoittavat, että onnistuneella vapaaehtoisten johtamisella voidaan motivoida vapaaehtoisia toimimaan pitkääkin sitoutumista vaativan tapahtumaprojektin parissa ja vapaaehtoisten johtajalla on tässä merkittävä rooli. Vapaaehtoisten ja vapaaehtoisten johtajien antamat vastaukset tukivat toisiaan. Haastatteluaineiston perusteella voidaan todeta, että vapaaehtoisia motivoi mahdollisuus kehittää itseään ja oppia uutta. Lisäksi vapaaehtoisten motivaation ja sitoutuneisuuden kannalta koetaan tärkeäksi, että vapaaehtoisten roolit ja tehtäväkokonaisuudet ovat selkeitä ja huolellisesti etukäteen suunniteltuja, vapaaehtoiset perehdytetään tehtäviin ja projektitiimin välillä vallitsee hyvä me-henki. Vapaaehtoisten aineellinen palkitsemisen ei vaikuta oleellisesti vapaaehtoisten motivaatioon, mutta sanallisella kiittämisellä on merkittävä positiivinen vaikutus.

Tutkimustulosten perusteella laadittiin toimeksiantajalle kehitysehdotuksia vapaaehtoisten johtamiseen ja heidän motivaationsa ylläpitämiseen.

This thesis studies the leading and motivating of volunteers in events that were practically entirely organised by volunteers. The work was commissioned by the Tampere Chamber Music and it aimed to find tools for the commissioner to lead the volunteers and maintain their motivation for the event project, which requires a long time commitment from the volunteer and where the volunteer plays a key role in the success of the event. The research aimed to find out what motivates volunteers and how to maintain motivation in long-term event projects.

The research was conducted as a qualitative research by using a theme interview as the research method. For the study, the volunteers who participated in the event and volunteer leaders who were involved in other events were interviewed. The purpose of the research interviews was to find out what factors influenced the volunteers’ motivation to participate in the event project and how the volunteer leader could positively influence it. The research material was analysed by using material-based content analysis.

Research results showed that successful volunteer leadership can motivate volunteers to work on a project that requires a long-term commitment, and the volunteer leader has an important role in it. The responses from volunteers and volunteer leaders were mutually supportive. The interview material showed that volunteers were motivated by the opportunity to develop themselves and learn new things. In addition, it was considered important for the volunteers’ motivation and commitment that the roles and tasks of the volunteers were clear and carefully planned in advance, so that the volunteers were familiar with the tasks and that there is a good spirit between the project team. Material rewards were not per-ceived to have a significant impact on volunteers’ motivation but verbal praise was seen to have a significant positive impact.

Based on the results of the research, development proposals were prepared for the client organisation to lead the volunteers and maintain their motivation.