Seurantaloasioiden sähköinen arkistonhallinta Suomen Kotiseutuliitossa : Korjausavustushakemusprosessi

Abstract

Julkishallinnossa asiakirjahallinta ja arkistointi ovat siirtyneet kokonaan sähköiseen muotoon. Ne ovat olennaisia toimintoja sekä organisaatiolle että sen palveluita käyttävälle toimijalle. Asiakirjahallintaan ja arkistointiin vaikuttavat sekä lainsäädäntö että Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) tekemät suositukset. Opinnäytetyöni toimeksiantaja on Suomen Kotiseutuliitto, joka jakaa harkinnanvaraisesti korjausavustuksia seurantalojen korjaamiseen. Varat korjausavustuksiin tulevat opetus- ja kulttuuriministeriöstä (OKM).

Korjausavustushakemukset ovat tulleet aikanaan Suomen Kotiseutuliittoon paperisena, mutta viime vuosina Suomen Kotiseutuliitto on siirtynyt sähköiseen korjausavustushakemukseen. Ohjelmiston sähköiseen korjaushakemukseen toimittaa Vetokonsultit oy.

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena on sähköisen asiakirja- ja arkistohallinnan kehittäminen. Tämä tarkoittaa seurantalojen korjausavustusten hakemus- ja selvitysaineistoon liittyvää sähköisen arkistonhallinnan vaatimusmäärittelyä sekä tiedonohjaussuunnitelman pääpiirteiden ja niiden reunaehtojen kartoittaminen. Tuotokset ovat toteutusehdotuksia, jotka ovat sellaisenaan Suomen Kotiseutuliiton käytettävissä.

Aluksi tutustuin arkistoinnin, tiedonohjauksen ja sähköisen asiakirjahallinnan tietoperusteisiin. Tämä tarkoittaa perehtymistä erilaisiin ohjeisiin ja lakeihin, jotka liittyvät Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen. Arkistolaki, arkistonmuodostussuunnitelma (AMS), sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS) ja tiedonohjaussuunnitelma tulivat tutuiksi.

Suomen Kotiseutuliitto tulee saamaan opinnäytetyössäni: tiedonohjaussuunnitelman, tarve- eli vaatimusmäärittelyn ja käyttötapauksia. Edelliset kolme (3) tuotosta ovat myös erillisinä liiteinä, jotka Suomen Kotiseutuliitto saa käyttöönsä.