Hajautettu projektijohtaminen : tutkimus ja kehittäminen

Abstract

Projektiorganisaation hajautuksesta on tullut suunnittelu- ja konsulttialan yrityksessä pysyvä käytäntö. Suurissa projekteissa kohdennettua osaamista jaetaan usealle paikkakunnalle, riippuen kulloinkin, mistä osaamista ja resursseja löytyy sekä mihin juuri tarvittava spesifioitu osaaminen on keskitetty. Hajautetuissa projekteissa on kuitenkin havaittu haasteita, joiden lähtökohtia haluttiin lähteä tutkimaan ja kehittämään.

Tutkimusta lähdettiin purkamaan laadullisen tutkimuksen ja tarkemmin strukturoidun teemahaastatteluiden avulla, jotka toteutettiin teeman mukaisesti virtuaaliyhteyksiä hyödyntäen. Tutkimuksen luotettavuuden parantamiseksi haastattelut suoritettiin anonyymisti. Haastattelut toteutettiin pelkästään hajautettuja projekteja suorittaneiden kokeneiden projektipäälliköiden osalta, jolloin kokemuspohjan tuomaa varmuutta haasteista ja kehitysehdotuksista hajautettuihin projekteihin oli mahdollista saada runsaasti.

Haastatteluiden mukaan hajautetun projektijohtamisen haasteina oli tiedon jakamisen laatu ja määrä, kommunikoinnin puute, luottamuspula projektiryhmäläiseen ja työn laatuun. Hajautetun projektin resurssien pysyvyydessä havaittiin myös haasteita. Projektipäälliköihin kohdistuvina puutteina oli projektin lähtötietojen puutteellinen läpikäyminen aloituskokouksessa sekä puutteet projektipäälliköiden kokonaisuuksien hallinnassa.

Konkreettisia kehittämisideoita hajautetun projektin läpiviemiseen ja johtamiseen löytyi aloituskokouksen täsmentämisestä, tiimisääntöjen ja kommunikointisuunnitelmien luomisella sekä niiden päivittämisellä projektin edetessä. Myöskin spesifioitu koulutus edesauttaa tiedostamaan haasteet, jolloin niihin on mahdollista reagoida ennakkoon. Täytyy kuitenkin muistaa, että koko projektiryhmän, mukaan lukien projektipäällikön halu kouluttautua ja kehittyä tulee ensisijaisesti olla läsnä, ennen kuin projektien läpivientiä saadaan kehitettyä paremmaksi.

The geographical distribution of project teams has become standard practice at many engineering and consultancy companies. Larger projects often require expertise and input from individuals and teams located in different geographical locations depending on the company’s talent pool and supporting resources. These teams form and operate as part of a virtual project. However, as with all methods of work there are challenges associated with working in virtual projects. The object of this thesis is to research the current application of virtual teams, identify working challenges, and propose development opportunities to improve virtual project performance.

In this thesis data was collected through structured thematic interviews. To improve the reliability of the data, gathered interviews were conducted anonymously. Interviewees were made up of experienced project managers who had been part of virtual projects in the past.

Consistent themes throughout the interviews highlighted that the lack of clear communication and an understanding of the methods of communicating, significantly impacted the virtual team performance ability and work quality. In addition, a lack of trust in the project manager and changes to team resources created problematic scenarios decreasing team performance. The overall management of the virtual project was found to be inadequate and the starting information was not adequately understood in the project kick-off meeting.

This thesis identifies several practical development proposals for managing and improving virtual projects. These proposals include, refining the kick-off meeting with a detailed explanation of the team’s purpose and objective, creating team rules, and a communication plan which includes how the project team receives updates on project progress. Practical steps which can be taken before the team’s formation is to ensure project managers and team members are given specific training to raise awareness of virtual projects and challenges which exist in using them.