Palkkapalveluiden tehostaminen tiedolla johtamisen keinoin : palkanlaskennan murros ja tulevaisuuden mahdollisuudet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia palkanlaskijan roolin muutoksen tuomia tarpeita palkkapalveluissa sekä henkilöstöjohtamisessa. Palkanlaskijan rooli on muuttunut henkilöstöä johtavaan ja asiantuntevampaan suuntaan teknologian kehittymisen ja automatisaation myötä. Tutkimusosio etsii lisäarvoa palkanlaskentapalveluihin ja henkilöstöjohtamiseen sekä tutkii, onko tiedolla johtamiselle tarvetta palkkapalveluissa. Tämä työ tehtiin toimeksiantona henkilöstöpalvelualan yritykselle.

Työn teoriaosuus määrittelee tiedolla johtamisen, palvelumuotoilun sekä palkanlaskennan käsitteet sekä miten tiedon pohjalta voidaan tehdä tehokkaampia päätöksiä. Työssä käsitellään viimeisimpiä trendejä ja muutoksia palkanlaskennassa ja siinä hyödynnetään palvelumuotoilun keinoja tehostamaan tutkimusprosessia. Palvelumuotoilukeinojen avulla tutkitaan yritysten haasteita palkanlaskentaprosessissa. Palvelumuotoilun avulla voidaan nostaa esille todelliset haasteet sekä tuottaa toimivia palveluita, jotta työn tuloksista olisi hyötyä toimeksiantajalle.

Tutkimus palkanlaskennan ja henkilöstöjohtamisen haasteista toteutettiin henkilöstöalan ammattilaisille teemahaastatteluin lokakuussa 2019. Tutkimusaineistoa analysoitiin Asiakasnäkökulmakaavion avulla. Ratkaisuihin hyödynnettiin Ratkaisujen ideointikaaviota. Asiakasnäkökulmakaavio ja Ratkaisujen ideointikaavio toimivat työkaluina tärkeimpien haasteiden löytämiselle ja ovat osa palvelumuotoilun keinoja.

Työn tuloksista käy ilmi, että yritykset tekevät ja haluavat tehdä yhä enemmän tietoon pohjautuvia päätöksiä henkilöstönhallinnon toiminnoissa. Palkanlaskennassa on tapahtunut mittavia muutoksia digitalisaation myötä, ja palkanlaskenta sekä henkilöstöhallinto tulevat yhtenemään entisestään. Tulevaisuudessa palkkapalveluilta vaaditaan yhä henkilökohtaisempaa ja nopeampaa palvelua. Kustannuksia saadaan alennettua automatisaatiolla. Palkanlaskentaprosessi tulee muuttumaan selkeämmäksi ja välivaiheita karsitaan. Palkkadataa tullaan mallintamaan ja sitä hyödynnetään henkilöstöjohtamiseen sekä työhyvinvointiin

The purpose of this thesis is to look into the needs of payroll services due to the change in the role of the pay roll clerk. This role has become more expertise-based and leadership-oriented as technology evolves and automates. The research part of this thesis looks for added value in payroll services and human resource management and discusses whether there is a need for knowledge management in payroll services. This study is commissioned by a HR company.

The theoretical part of the thesis defines the concepts of knowledge management, service design, payroll and seeks answers how to make more efficient decisions based on knowledge. The theoretical part introduces the latest trends and changes in payroll computation. The thesis utilizes the means of service design thinking, to get a deeper insight into the payroll process problem. Service design can provide functional services. This allows real challenges to be identified for a better result.

A research of the challenges of payroll and HR management was conducted by semi-structured interviews in October 2019. The research material was analyzed from a customer perspective schema. The solutions were based on solution idea schema. Customer perspective- and solution idea schema operate as a tool to identify and solve key challenges. Schemas are part of service design tools.

The results show that companies are eager to make more knowledge-based decisions in HR management activities. Payroll accounting have undergone major changes as a result of digitalization, and payroll and HR will be further integrated. Future payroll services will require more personalized and faster service. Costs can be reduced by automation. The payroll process has become clearer but more extensive. Pay roll data will be modelled more and utilized for HR management and staff wellbeing.