Intrastat-ilmoitus : toimintaopas tilitoimistolle

Abstract

Intrastat-ilmoitus on muuttunut täysin sähköiseksi prosessiksi viimeisen kahden vuoden aikana. Ohjelmistojen avulla taloushallintomoduuleihin tehtäviä kirjauksia saadaan yhä enemmän automatisoitua ja taloushallintoala on menossa yhä automatisoidumpaan suuntaan. Tilitoimistotyöntekijän työtehtäviin kuuluu yhä enemmän kokonaisvaltaisen taloushallinnon asiantuntijapalvelun tarjoaminen päivittäisten kirjanpidon kirjausten sijaan. Tämän takia tilitoimistolla tulee olla kattava ohjeistus Intrastat-ilmoituksesta ja siihen käytettäviä ohjelmistoja varten työn tehostamiseksi.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia ja kehittää toimintaopas Intrastat-ilmoittamiseen toimeksiantajatilitoimistolle. Toimintaoppaan on tarkoitus toimia uusille sekä vanhoille työntekijöille kuukausittaisen Intrastat-ilmoittamisprosessin apuna sekä tuottaa informaatiota kehitysideoiden tueksi. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on myös tuoda esille toimeksiantajan Intrastat-ilmoitusprosessin tehostamiseksi kartoitettuja mahdollisuuksia sekä prosessia varten luotuja menetelmiä.

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantajan tarpeen mukaisesti ja se koostuu teoreettisesta selvityksestä sekä empiirisestä osasta. Teoreettinen selvitys pohjautuu Suomen Tullin laatimaan ohjeistukseen EU:n asetuksesta sisäkaupan tilastoinnista, Suomen lakiin sekä EU:n sisäkauppaan keskittyvästä kirjallisuudesta. Intrastat-ilmoitukseen liittyviä haasteita toimeksiantajayrityksessä selvitettiin avoimien haastatteluiden avulla sekä kehittämällä yrityksen jo käytössä olleita työkaluja. Toimintaopas yhdistää teorian ja toimeksiantajan käytännön tekemisen. Oppaassa on tuotu esille oikeita käytännön haasteita ja niiden ratkaisuja esimerkkiasiakasyrityksen ilmoituksesta.

Työn tuloksena kehitetty toimintaopas kattaa Intrastat-ilmoitusprosessin alusta loppuun toimeksiantajayrityksessä. Toimintaoppaan avulla on tehty onnistuneesti esimerkkiasiakasyrityksen Intrastat-ilmoitus Tullin vaatimien kriteerien mukaisesti. Toimintaoppaan avulla toimeksiantajayritys voi perehdyttää uusia työntekijöitä tai tarjota sen muiden työntekijöiden työn tueksi. Toimeksiantajan nykyistä prosessia varten kartoitettiin kirjanpitomoduulin mahdollisuuksia sekä käytettävää ohjelmistoa varten kehitettiin menetelmä, joka tehostaa perustellusti nykyistä toimintaprosessia.

Intrastat declaration has become a totally electric process during the last two years. Registrations which are done into the accounting modules are becoming more automated and the financial management field is going in an increasingly automated direction. The assignments of an accounting firm employee consist more and more of offering the expertise financial management service instead of the traditional bookkeeping registrations. Because of this, the accounting firm has to have comprehensive instructions for submitting the Intrastat declaration and for the software used for this process.

The objective of this thesis was to examine and to develop an operation guide for the Intrastat declaration for the employer. The operation guide is intended to be used as a guide for employees of the company helping them with the monthly process of submitting the Intrastat declaration. The operation guide is also meant to provide information to support development ideas for the process. The objective of this thesis is also to present different types of methods developed to enhance the process of submitting the Intrastat declaration.

This thesis was carried out to match the needs of the employment company and it consists of a theory section and of an empirical section. The theory section is based on laws and literature which explains regulations laid down by the EU. With the help of open interviews and by further developing methods used by the employer, the challenges related to the declaration were clarified. The created operation guide connects the theory sections with the principal practice of everyday work.

As the result of the study the operation guide was developed so that it covers the whole process of submitting the Intrastat declaration from the beginning to the end of the process. With the help of the operation guide the case company’s Intrastat declaration has been successfully submitted within the requirements of the customs. With the help of the operation guide the employer can train future employees and it can be used to further instruct the company’s current employees. For the principal’s present process the possibilities of the bookkeeping module and software used by the company were surveyed. A method which justifiably intensifies the present operation process was developed as the result.