E-perehdyttämisen kehittäminen - Helsingin yliopiston Tutkimusohjelmayksikkö ja valtiotieteellinen tiedekunta

Abstract

Tässä työssä tutkitaan e-perehdyttämisen kehittämistä yksikkötasolla Helsingin yliopistossa erityisesti intranetin hyödyntämisen näkökulmasta. Koska yliopistossa tutkimuslaitok-sena on tavanomaisiin organisaatioihin verrattuna paljon vaihtuvuutta, perehdyttämisen tarve on tavanomaista isompi. Tavoitteena oli luoda perehdytyssisältöä intranetiin. Samanlaisena toistuva perehdytys voidaan sähköistää ja toistaa samanlaisena vähemmällä resurssoinnilla tinkimättä laadusta.

Perehdyttäminen toteutuu viestinnän, henkilöstöjohtamisen ja -kehittämisen sekä oppimisen kautta. Se alkaa rekrytoinnista ja ilmentää organisaation visiota, tehtävää ja strategiaa organisaation perehdytyskäytäntöjen kautta. Nykyaikainen perehdyttäminen hyödyntää informaatioteknologiaa ja elektronisen henkilöstöjohtamisen periaatteita voidaan sovelta-miseen perehdyttämisessä. E-perehdyttämisen nelikentässä sitä tarkastellaan sisällön, implementoinnin, kohderyhmien ja vaikutusten kautta.

Teoriakatsauksen lisäksi tutkimusprosessi muodostui alkukartoituksen ja seurantatutki-muksen suunnittelusta ja toteutuksesta sekä niiden välissä tehdyissä kehitystoimenpiteis-tä. Tutkimusosiot on suoritettu kvantitatiivisina kyselytutkimuksina kokemuksien ja mielipiteiden keräämiseksi. Tutkimusaineistoa analysoidaan vastausjakaumien, keskiarvon ja keskihajonnan perusteella. Toki myös avoimet kysymykset ja vastaukset niihin ovat olennaisia. Tutkimusaineistoa esitellään taulukoiden ja graafisten kuvaajien avulla.

Ensimmäisen tutkimuskyselyn ja teoreettisen viitekehyksen perusteella intranetiin luotiin yksikkötasoinen perehdytysohjelma, jossa hyödynnettiin tehokkaasti jo olemassa olevia intran sisältöjä. Seurantatutkimuksella tutkittiin perehdyttämiskokemuksia siitä ja siinä käytettyjen kanavien käyttötoteutumista.

Tulosten mukaan e-perehdyttäminen on hitaasti vakiinnuttamassa asemaansa, vaikka sitä vierastetaan vielä jossain määrin. Samalla sen käyttöönotto korosti tarvetta sosiaalistumiseen ja yhteenkuuluvuuden tunteeseen, johon e-perehdyttäminen yksinään ei voi vastata. Perehdyttämisen kokonaisuudessa tulee olla integroituna myös sosiaaliset tavoitteet ja perehdyttäjien pitää ymmärtää sen merkitys hyvässä tulokaskokemuksessa.

E-perehdyttäminen juurtuminen osaksi perehdytystä edellyttää aktiivista ohjausta sen pariin. Se myös vapauttaa aikaa vuorovaikutukselliseen perehdyttämiseen, kun perehdyttäjien aika ei kulu yleiseen ohjeistamiseen. Tutkimuksessa nousi useita jatkokehitysideoita, joilla e-perehdytystä ja perehdytystä kokonaisuutena voidaan viedä eteenpäin yksikkö- ja organisaatiotasolla Helsingin yliopistossa.