Vaihdehuollon raporttivaiheen kehittäminen

Abstract

Yrityksessä nähtiin tarve kehittää huoltoprosessin dokumentointia ja prosessiin liittyviä työkaluja. Teollisuusvaihteiden huollossa käytetyn raporttityökalun kehittäminen aloitettiin järjestämällä tapaamisia asianomaisten kesken työkalun kehittämiseen liittyen. Tapaamisissa keskityttiin osastokohtaisiin parannusehdotuksiin vaihdehuollon prosessin kannalta ja esitettiin uusia kehitysehdotuksia toiminnallisuuteen ja käyttäjäystävällisyyteen liittyen. Kehitysehdotuksista laadittiin lista, jonka mukaan työtä lähdettiin suunnittelemaan. Listan sisältämät kehitysehdotukset jaettiin useisiin eri kategorioihin, joiden mukaan luotiin suunnitelma työn suorittamiselle.

Työn suorittaminen aloitettiin visuaalisen pohjan suunnittelulla. Visuaalisen pohjan suunnittelemisen jälkeen alettiin ideoida raporttityökalun toiminnallisia ominaisuuksia. Työlle pidettiin välinäyttöjä suorituksen eri vaiheissa, joilla ohjattiin työn etenemistä optimaaliseen lopputulokseen. Välinäytöt toteutettiin kehitystapaamisten tapaan osastokohtaisesti ja niistä kerättiin talteen kaikki parannusta vaativat kohdat optimaalisen lopputuloksen saamiseksi.

Valmiin ja tarkastetun suunnitelman pohjalta alettiin tehdä uutta raporttityökalua vanhan tilalle. Työ tehtiin Microsoft Excel –taulukkolaskentaohjelmalla, jossa voitiin käyttää hyväksi VBA-ohjelmointikieltä. VBA:n avulla työkalulle luotiin paljon toiminnallisia ominaisuuksia ja tehostavia toimintoja. Valmiin visuaalisen pohjan ympärille alettiin luoda työskentelyä ohjaavia ja käyttöä tehostavia toimintokokonaisuuksia. Koodaamisen mallina toimi vanha raporttityökalu.

Valmis työ otettiin koekäyttöön vanhan raporttityökalun rinnalle sen toimivuuden testaamiseksi. Työkalusta kerättiin kehitystä vaativia epäkohtia ja tarkasteltiin sen toimivuutta vaihdehuollon työkaluna. Koekäytön jälkeen henkilöstölle pidettiin uuden työkalun käyttöön ohjaava koulutus, jolla varmistettiin jokaisen asianomaisen perehtyneen työkalun oikeaoppiseen käyttöön.

Company had a need to develop the documentation and tolls of the service process. Development of the reporting tool used in industrial gear service was started by arranging meetings among the concerned departments. The meetings were to collect data focusing in improvements and to discuss and suggest any new development ideas that are relevant to the process of the industrial gear service. All ideas were listed and the planning of the development of the reporting tool was started. All development ideas listed were partitioned in different categories that were used to plan the working process.

Working process was started by designing the visual base of the reporting tool. After designing the visual base, the work was to create ideas for functional features of the tool. A few meetings were arranged to keep up the working process developing in the right direction. Meetings were arranged as in the beginning of the work and data of the development was listed for further use of the work to get the optimal result.

Based on the verified plan for the work was started the programming and designing of the new reporting tool. The work was done in Microsoft Excel spreadsheet that offered a change to use the VBA programing language. VBA allowed the work to include many functional features and operating functions. Functions and features were produced around the finished base of the reporting tool. The old reporting tool of gear service was used as a model of the work.

The finished work was put to testing beside the old reporting tool. Information was collected about the faults and sections that needed to be improved. After the testing the new reporting tool was put in full time use in the industrial gear service and all concerned departments were to train for the use of it. A training session about the reporting tool was arranged to ensure every concerning department for the right use of it.