Käyttäjälähtöisten menetelmien hyödyntäminen tietojärjestelmän käyttöönottoprojektissa

Abstract

Digitalisaatio koskettaa myös taloushallintoa. Yritykset haluavat tehostaa taloushallintoaan, ja erityisen paljon tehostamispotentiaalia nähdään ostolaskujen käsittelyn sähköistämisessä ja digitalisoinnissa. Kehittämistyön kohteena oli ostolaskujen käsittelyprosessit ja siihen liittyvän ohjelmiston käyttöönotto.

Kehittämistyön tavoitteena oli standardoida ja automatisoida ostolaskujen käsittelyprosesseja, ja tarkoituksena oli tuottaa prosesseista blueprint-malli loppukäyttäjän näkökulmasta. Kehittämistyön aikana tehtiin useita kokeiluja käyttäjälähtöisten palvelumuotoilun menetelmien soveltamisesta taloushallinnon valmisohjelmiston käyttöönottoprojektiin.

Kehittämistyön tuloksena saatiin aikaan standardoidut ostolaskujen käsittelyprosessit, jotka mahdollistavat entistä automaattisemman ostolaskujen käsittelyn. Projektissa tehtiin useampia palvelumuotoilutyökalujen kokeiluja. Palvelumuotoilun työkaluista käytettiin esimerkiksi käyttäjäpersoonakuvauksia ja blueprint-mallia mallintamaan ostolaskuprosessia ostolaskujen tarkastajan ja hyväksyjän näkökulmasta sekä maksusuunnitelmaan liittyville ostolaskuille.

Projektissa kokeiltiin palvelumuotoilun työkaluja vaihtelevalla menestyksellä. Kokemuksia peilaten opeista koottiin tarkastuslista auttamaan seuraavia projekteja onnistumaan käyttäjälähtöisten työkalujen kokeiluissa.

Digitalization has also an impact to finance. Corporations wish to improve their efficiency in finance operations. Much potential is seen especially in the digitalization of the accounts payable process. The case covered in this thesis is a purchase invoice management processes, and the deployment of a new information system for the purchase invoice management.

The objective of the development work was to standardize and automate processing of purchase invoices. The purpose of this thesis was to create a service blueprint model for the key processes. The service blueprint is user centric process description. During the project, several experiments of the user centric service design methods and tools were carried out.

The harmonized processes for the purchase invoice management were deployed in the pilot project. New processes enable more automated purchase invoice processing. During the project the service design methods and tools were tested, and the results were documented. For example, personas were created for the key user groups, and a service blueprint was created to describe purchase invoice processing from invoice verifier’s and approver’s viewpoint, as well for the description of the payment plan invoice processing.

The results of the experiments of service design methods and tools were varied. Based on the lessons learnt of the experiments a checklist was created to support the next projects to succeed in experimenting with the service design methods and tools.