Videoneuvottelutoiminnan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen Tampereen yliopistollisen sairaalan videoneuvottelutoiminnan toimintamallia ja palvelumuotoa. Videoneuvottelutoiminta on yleistynyt osaksi päivittäistä työtä. Tarkoitus oli kartoittaa organisaatiossa videoneuvottelujen nykytilanne, hahmotella vaatimukset, kysyä kokemuksia Kuopiostaja pilotoida videoneuvottelun teknistä ratkaisua. Alun perin suunniteltiin kahta pilotointia, mutta näistä vain yksi toteutui organisaation budjettikurin takia. Tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta, jossa kohdetta tutkitaan syvällisesti. Pilotoinnista toteutettiin laadullinen kysely.

Opinnäytetyössä saatiin määriteltyä nykytilanne ja vaatimukset videoneuvottelutarpeille. Pilotointi osoitti Skype for Business -ohjelman toimivuuden. Pilotointiin liittyvän kyselyn tulosten perusteella Skypen käyttö koettiin pääosin helpoksi. Tulosten perusteella videoneuvottelutoimintaa pystytään tehostamaan. Projektiin tehty työ myös helpottaa videoneuvottelutoiminnan kehittämistä tulevaisuudessa.

Skype for Business soveltuu laajasti organisaation sisäisten videoyhteyksien sekä lääkärimeetingien toteuttamiseen. Lääkärimeetingit ovat lääkärien keskinäisiä tiedonjako -tilaisuuksia. Skypen käyttö on loppukäyttäjän vastuulla, joten sen käyttö vähentää Videopalvelut-tiimin osalta hallinnointityötä. Lisäksi Skypen käytöstä ei tule erillisiä videoyhteyskuluja, joten sen käyttö tuo säästöjä. Tulevaisuutta ajatellen saatiin muodostettua asiantuntijaryhmiä, joiden kesken videoneuvottelutoimintaa ja Videovisit -videosiltapalvelua voidaan kehittää eteenpäin.

The aim of this thesis was to develop the operating model and service mode of video conferencing activities of the target company Tampere University Hospital. The aim was to map the current state of video conferencing in the organization, outline the requirements, ask experiences from Kuopio and conduct pilot exercise to test a new technical solution. Originally, two pilots was planned, but only one was done because of organizational budgeting. The method of the thesis is a case study. The pilot was to be a qualitative survey.

The thesis defined the current situation and requirements for video conferencing needs. Piloting proved the functionality of Skype for Business. The results of the pilot questionnaire point that Skype was largely considered easy to use. Video conferencing activities can be enhanced further. The work on the project will also facilitate the future development of video conferencing.

Skype for Business is well suited for in-house video conferencing and doctor meetings. Doctor meetings are an information sharing event between doctors. The use of Skype for Business is on the responsibility of the end user, so using Skype will reduce the administrative workload for the Video Services team. In addition there are no separate video connection costs for Skype, so using it will save costs. With a view to the future, we were able to form expert groups with whom to further develop video conferencing and the Videovisit -video bridge service.