Teemapäivät kesäkahvila Café Elsassa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi restonomiopiskelijoiden kesäkahvila Café Elsa, joka sijaitsi Hatanpään Kartanon alakerrassa. Tämän opinnäytetyön tekijä oli yksi kahvilayrittäjistä ja toimi myös kahvilassa sunnuntaisin järjestettävien teemapäivien vastuuhenkilönä koko kesän ajan. Opinnäytetyön tarkoitus on selvittää tapahtuman järjestämisen teoreettisen viitekehyksen pohjalta, kuinka järjestää onnistunut tapahtuma ja mitkä eri tekijät vaikuttajat eri vaiheissa. Tarkoitus on myös huomioida konseptoinnin vaikutus tapahtuman järjestämisessä.

Työn tarkoituksena oli myös selvittää, järjestikö Café Elsa onnistuneita pientapahtumia. Työn tutkimuskysymykset olivat: kuinka järjestää onnistunut tapahtuma ilman minkäänlaista kokemusta? Mitkä ovat tapahtuman järjestämisen tärkeimmät osat? Millaista hyötyä konseptoinnilla voi olla tapahtuman järjestämisessä?

Tutkimuksen aineistonkeräämisen menetelmänä käytettiin ensimmäisenä alustavia taustatutkimuksia, jotka toteutettiin ennen teemapäivien järjestämistä syksyllä 2018. Taustatutkimuksina toimivat kulttuuriluotain, nettikysely sekä haastattelut. Näiden avulla teemapäiviä alettiin suunnittelemaan asiakaslähtöisesti. Kesän aikana asiakkaille toteutettiin muutama asiakaskysely paperilomakkeella. Kesän jälkeen opinnäytetyön tekijä toteutti teemahaastattelut tapahtuman järjestämisen teorian pohjalta neljälle muulle kahvilayrittäjälle.

Alkututkimusten mukaisesti teemapäivien suunnittelu toteutettiin asiakaslähtöisesti. Kesän aikana tehtyjen kyselyjen perusteella teemapäiviin oltiin tyytyväisiä. Teemahaastattelujen perusteella todettiin, että teoriassa teemapäivät oli toteutettu oikein, mutta jokaiseen vaiheeseen olisi voitu panostaa enemmän.

This thesis was commissioned by Café Elsa, a summer café run by hospitality management students at Hatanpää Manor. One of the café entrepreneurs was the author of this thesis and was also in charge of the theme days that were held every Sunday at the café throughout the summer. The purpose of this thesis was to clarify how to organize a successful event and the different factors influencing the different stages by using the theoretical framework of event organization. It was also intended to consider the effect of conceptualization in organizing an event.

The purpose of the work was also to find out whether Café Elsa organized successful small events. The research questions of this thesis were how do you organize a successful event without any experience? What are the most important parts of organizing an event? Can conceptualization be useful in organizing an event? How can conceptualization help in organizing an event?

The first method of data collection for the study was preliminary background research, which was conducted prior to the theme days in the autumn of 2018. The background research consisted of a cultural probe, an online survey and interviews. These helped to design the theme days in a customer-oriented manner. During the summer, a few customer questionnaires were conducted on paper. After the summer, the author of the thesis conducted theme interviews with four other café entrepreneurs based on the theory of organizing the event.

According to the initial studies, the theme days were planned in a customer-oriented manner. Surveys conducted during the summer showed that the theme days were satisfactory. Based on the interviews done with the entrepreneurs, it was found that in theory the theme days had been implemented correctly, but in each phase more effort could have been put.