Järjestelmähankinta palvelukeskus-ympäristössä – case taitoa taloushallinta : opas hankintojen parissa työskentelyyn

Abstract

Julkisten tahojen hankinnat ovat tarkoin lailla säädeltyä toimintaa ja näiden säädösten tarkoitus on turvata julkisten varojen tarkoituksenmukainen käyttö. Kuten muukin julkisen tahon toiminta on kansalaisille julkista tietoa, myös hankinnat kuuluvat kansalaisille avoimen tiedon piiriin. Näillä menettelyillä taataan, että julkisen tahon toiminta on läpinäkyvää ja nähdään mihin veron maksajien varoja käytetään. Tässä opinnäytetyössä on tarkoitus kuvata julkinen hankintaprosessi kaikkine elementteineen ja esimerkin kautta kertoa miten käytännössä hankintaprojekti viedään läpi. Työssä on tarkoitus myös analysoida julkisten hankintojen haasteita yhden tyyppisessä julkisessa organisaatiossa – palvelukeskuksessa. Työn on tarkoitus toimia opaskirjan muodossa julkisessa organisaatiossa hankintaprojekteissa mukana oleville henkilöille, antaen tietoa hankintalain pykälistä sekä mallia kuinka hankintaprojektin voisi viedä läpi.

Tämän opinnäytetyön rakentuminen alkoi tutustumalla lakiin julkisista hankinnoista ja työn niin sanotussa taustaosuudessa kuvataan hankintalain asettamia vaatimuksia kaikkine vaihtoehtoineen. Tarkemmin hankintaprosessin vaiheita ja lain soveltamista kuvataan esimerkkitapauksen avulla. Esimerkiksi valikoitui palvelukeskusympäristössä projektina toteutettu taloushallinnon järjestelmän hankinta, jonka lopputuloksena oli tarkoitus hankkia palvelukeskuksen käyttöön kirjanpidon järjestelmä. Esimerkin kautta kuvataan myös millaisia haasteita hankintaprojekti voi matkan aikana kohdata ja miten ne esimerkkitapauksessa ratkaistaan. Haasteisiin keskitytään lopuksi vielä tarkemmin ja nostetaan tarkasteluun esimerkkiprojektin aikana nousseita haasteita.

Tämän opinnäytetyön tuloksena on tarkka kuvaus julkisten hankintojen pykälistä ja siitä, miten niitä sovelletaan. Työssä on kuvattu palvelukeskusympäristössä toteutettu järjestelmähankintaprojekti sekä analysoitu hankintalain sopivuutta palvelukeskusympäristöön. Sopivuutta analysoitiin haasteiden näkökulmasta ja analysoinnin perusteella voidaan havaita, että helposti määriteltävien kokonaisuuksien hankinta lakipykäliä noudattaen on tarkoituksen mukaista, mutta haasteellisten, vaikeasti määriteltävien kokonaisuuksien hankinta voisi johtaa parempaan lopputulokseen vapaampien hankintamenetelmien avulla.

wProcurement by public sector is a strictly regulated activity, and the purpose of these regulations is to ensure the proper use of public funds. Like any other public activity, it is a matter of public access to information for citizens. These procedures ensure that the activities of the public sector are transparent and see where the taxpayers' money is spent. The purpose of this thesis is to describe the public procurement process with all its elements and to give an example of how the procurement project will be implemented in practice. The work also aims to analyze the challenges of public procurement in one type of public organization - a service center. The work is also intended to serve as a guide book for those involved in procurement projects in a public organization, providing information on the provisions of the Procurement Act and a model for how to proceed with the procurement project.

The construction of this thesis began by familiarizing myself with the law on public procurement and the so-called background section of the thesis describes the requirements of the procurement law with all its alternatives. The steps of the procurement process and the application of the law are described in more detail in the case study. As an example, the acquisition of a financial management system implemented as a project in a service center environment was selected, resulting in the acquisition of an accounting system for the service center. The example also describes what challenges the procurement project may face during the trip and how they will be solved in the example case. Finally, we will focus on the challenges even more closely and highlight the challenges that emerged during the case study.

The result of this thesis is an accurate description of the public procurement process and how they are applied. The thesis also describes a system acquisition project implemented in a service center environment and analyzes the suitability of procurement law for a service center environment. Suitability was analyzed from the perspective of the challenges. The analysis shows that the acquisition of easily identifiable entities in accordance with the law is appropriate, but the acquisition of challenging, difficult to determine entities could lead to a better outcome through the use of freer procurement methods.