ALMACO Design Standard : suunnitteluperiaatteiden hakemistotyökalun kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi ALMACO Group Oy. Työn tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayrityksen käyttöön suunnitteluperiaatteiden hakemistotyökalu, joka helpottaisi suunnittelutyössä tarvittavien dokumenttien arkistointia ja hakemista. Pyrkimyksenä oli tuoda sama tieto kaikkien saataville, ja näin parantaa suunnitteluosaston tuotteiden yhdenmukaisuutta.

Hakemistotyökalun kehittämistä lähestyttiin käytettävyyden kannalta. Käytettävyydeltään hyvä tuote on tehokas, tuloksellinen ja miellyttävä käyttää. Käytettävyyttä mitataan esimerkiksi heuristisella arviointitekniikalla ja käyttäjätesteillä. Tämän opinnäytetyön puitteissa tehdyn kehitystyön tukena käytettiin erityisesti Nielsenin listan kymmentä heuristiikkaa, joiden avulla luotavan hakemistotyökalun käytettävyyttä pyrittiin arvioimaan.

Hakemistotyökalun ominaisuuksia ja sisältöä koskevia näkemyksiä selvitettiin haastattelemalla kohderyhmän edustajia eli suunnitteluhenkilöstöä. Huolimatta tutkimusmenetelmän haastavuudesta, haastattelun katsottiin olevan tässä tilanteessa sopiva metodi aikaisemman tutkimusaineiston puuttumisen vuoksi. Tätä kautta saatujen ideoiden perusteella työkalun rakennetta kehitettiin mahdollisimman helppokäyttöiseksi. Haastatteluissa esiin tulleiden mielipiteiden perusteella päätettiin panostaa erityisesti sellaisiin tiedostoihin, joita yritykseen tullut uusi suunnittelija tarvitsee työssään.

Itse hakemistotyökalu päätettiin tehdä Microsoft Excel -tiedostoon. Tämä ohjelma sisältää monia tarkoitukseen sopivia ominaisuuksia, kuten suodatus- ja peruuta-toiminnot. Lisäksi erityyppiset dokumentit on helppo jakaa omille välilehdilleen ja linkittää ulkopuoliseen tiedostoon hyperlinkillä.

Työn tuloksena oli hakemistotyökalu, jonka suunnittelussa on pyritty takaamaan tuotteen käytettävyys, ja jota tullaan käyttämään toimeksiantajayrityksen suunnitteluosastolla. Opinnäytetyön valmistumisen jälkeen tullaan hakemistotyökalulle luomaan erillinen käyttöohje, jonka pohjalta pidetään myös suunnitteluhenkilöstön perehdytys. Tämän jälkeen työkalu otetaan käyttöön ja sisällön keräämistä ja päivittämistä jatketaan.

The thesis work was commissioned by ALMACO Group Oy. The target of the thesis was to develop a directory tool for design standards to be used in the commissioning company, that would make the archiving and searching of documents needed in design work easier. The aim was to bring the same information available for everyone, thus better standardizing the products made in the design department.

The development of the directory tool was approached from the point of view of usability. A product with good usability is effective, efficient and satisfying to use. Usability can be measured with, for example, a heuristic evaluation method and user testing. The development work made for this thesis was based especially on the ten heuristics of Nielsen’s list, with the help of which the usability of the directory tool was evaluated.

Views regarding the characteristics and content of the directory tool were explored by interviewing representatives of the target group, namely the design staff. Though the interview as a research method is challenging, it was deemed necessary to use it, as there is no previous research material on the topic. Based on the ideas received through this, the structure of the tool was developed to be as easy to use as possible. Based on the views expressed during the interview, it was decided to focus especially on files that a new designer entering the company will need in their work.

It was decided to make the Directory Tool itself on top of a Microsoft Excel file. This program has many features that are well suited for this purpose, such as the filter and undo commands. In addition, it is easy to separate different types of documents into their own tabs and link them to external files with a hyperlink.

As a result of the work a directory tool was made. It was designed to meet usability requirements and will be used in the commissioning company among the design staff. After the completion of the thesis, a separate user manual will be created for the directory tool, on which the user training for the personnel will be based on. After this the tool will be taken to use and the collecting and updating the content will continue.