Tehokas asiantuntijatyö : Turun Osuuskaupan henkilöstöresurssitiimissä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Turun Osuuskaupan henkilöstöhallinnon henkilöstöresurssitiimin työn tehostamisen keinoja. Turun Osuuskaupan henkilöstöhallinnon toimintoja uudelleen organisoitiin loppuvuodesta 2016 ja toimintaa on kehitetty ja muokattu siitä lähtien. Useita asiantuntijoita on palkattu kolmen vuoden aikana ja perehdytyksessä on ollut haasteita. Tiimin kehityskohteina on vuodesta toiseen ollut muun muassa työn kuormitus ja viestintä. Tällä opinnäytetyöllä pyrittiin löytämään keinoja tehostaa Turun Osuuskaupan henkilöstöresurssitiimin toimintaa niin yksilö- kuin myös tiimitasolla.

Opinnäytetyön kohderyhmänä oli henkilöstöresurssitiimin jäsenet, yhteensä 17 asiantuntijaa. Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytettiin työpäiväkirjaa ja teemahaastatteluita. Jokainen asiantuntija täytti neljän viikon ajan työpäiväkirjaa, kirjaten päiväkirjaan jokaisen työtehtävänsä ja siihen käytetyn ajan. Työpäiväkirjojen tulokset purettiin numeraaliseen dataan ja koottiin yhteen teemahaastatteluja varten. Tiimin jäsenet haastateltiin kahdessa eri ryhmähaastattelussa, jossa jokainen sai katsottavakseen oman työpäiväkirjansa yhteenvedon ja koko tiimin tuloksien yhteenvedon. Ryhmähaastatteluissa keskusteltiin henkilökohtaisista tuloksista, työtavoista ja työajan käytöstä ja tiimin toimintatavoista. Kahden ryhmähaastattelun jälkeen tulokset esiteltiin erillisessä haastattelussa tiimin esimiehelle.

Työpäiväkirjojen avulla saatiin selville, että jokainen tiimin jäsen käytti neljän viikon tarkastelujaksolla suurimman osan työajastaan ydintehtävänsä tekemiseen. Asiantuntijat kokivat oman työn kovin rikkonaiseksi ja suurin osa työpäivän keskeytyksistä tuli oman työyhteisön, eli tiimin sisältä. Ryhmähaastatteluissa toteutettiin oma opintopolkuharjoitus, jonka tarkoituksena oli selvittää asiantuntijoiden omia henkilökohtaisia kehityskohteita. Kehityskohteet jaettiin aikajanalle, otsikoiden ”Heti”, ”6 kuukauden sisällä” ja ”Tulevaisuudessa” alle. Asiantuntijat sijoittivat 48 % kehityskohteista ”Heti”-otsikon alle, joka osoittaa asiantuntijoiden halua kehittää itseään ja tiimin toimintaa nopealla aikavälillä.

Tärkein havainto työpäiväkirjojen ja ryhmähaastatteluiden pohjalta oli, että selkeä roolitus ja vastuujako puuttuu henkilöstöresurssitiimistä. Asiantuntijoilla ei ollut selkeää kuvaa toistensa työnkuvista ja päivittäisistä työtehtävistä. Tämän ja muiden havaintojen pohjalta henkilöstöresurssitiimille löydettiin niin nopeita lyhyen aikavälin kuin myös hitaita pitkän aikavälin kehityskohteita. Nopeilla kehityskohteilla saatiin muun muassa tehostettua ajankäyttöä. Hitailla kehityskohteilla pyrittiin löytämään keinoja selkeyttämään roolitusta muun muassa työtehtävien hahmottelulla käyttämällä hyödyksi työpäiväkirjoja.

The purpose of the present Master’s thesis was to explore the ways to make work more efficient in Turun Osuuskauppa’s human resources team. Turun Osuuskauppa’s human resources operations were re-organized in late 2016 and they have been developed and modified since then. Several experts have been hired over the past three years and there have been challenges in the orientation of new employees. Over the years the team’s development targets have been, among other things, the workload and communication. This study sought to find ways to improve the operations of Turun Osuuskauppa’s human resources team both at an individual and at the team level.

The target group of the thesis consisted of the members of the human resources team, a total of 17 experts. The research methods applied were workday diary and theme interviews. Each expert kept a workday diary for four weeks, recording each duty and the time spent on each duty. The results of the workday diaries were decompressed to the numerical data and put together for the theme interviews. The team members were interviewed in two different group interviews, where everyone was given a summary of their own workday diary and the overview of the team’s results. The group interviews addressed the individuals’ results, working methods and the use of working hours and the team’s working practices. After two group interviews, the results were presented in a separate interview to the team manager.

The workday diaries showed that each member of the team spent most of the working hours doing his or her core tasks during the four-week period. The experts experienced their work to be very fragmented and that most of the interruptions in the workday came from within the work community. A study path exercise was conducted in the group interviews in order to identify the individuals’ own development targets. The development targets were distributed on a timeline, under three headings: “Immediately”, “Within 6 months” and “In the future”. The experts placed 48% of the development targets under the "Immediately" heading, which demonstrates the experts’ willingness to develop themselves and the team activities in the short term.

The main observation based on the workday diaries and group interviews was that a clear workplace roles and responsibility division was missing from the human resources team. The experts did not have a clear picture of each other’s job descriptions and daily work tasks. Based on this and other findings, rapid short-term as well as slow long-term development targets for the human resources team could be identified. The rapid development targets resulted, among other things, in more efficient use of time whereas the slow development targets aimed to find ways to clarify the workplace roles by using the workday diaries to outline the work tasks.