Knowledge sharing in a virtual and multilingual organization

Abstract

Knowledge that the personnel of an organization has is the most important competitive advantage and resource organizations have today. Knowledge sharing is the process of providing and receiving information, advice or feedback. In order to maintain the competitive advantage, organizations need to encourage personnel actively share their knowledge and see that their knowledge sharing process is effective and clearly communicated.

The objective of the research was to examine how the personnel of the researched organization experience the current knowledge sharing process and do they think that the knowledge sharing process should be developed and how. The objective was also to find out do the language and geographical location have effect on knowledge sharing and whether they are causing differences on knowledge sharing behavior between the personnel in different countries of the researched organization.

This study was a mixed methods research. The data was collected using an observation and a survey including open-ended questions. The survey was sent to the whole personnel of the researched organization.

The research was a case study, which aimed at providing management the opinions of the personnel concerning their knowledge sharing and the current knowledge sharing process. At the moment, the challenges the researched organization had are that the process and guidelines of knowledge sharing were not clearly communicated to the personnel and neither was the choice of tools that are to be used. Also, the linguistic competencies, the lack of face-to-face meetings as well as lack in using virtual knowledge sharing tools were causing challenges on the knowledge sharing activity.

Organisaation henkilöstöllä oleva tieto on organisaatioiden tärkein kilpailuetu ja resurssi nykypäivänä. Tiedon jakaminen on prosessi, jossa jaetaan ja vastaanotetaan tietoa, neuvoja sekä palautetta. Jotta organisaatio kykenee ylläpitämään kilpailuetunsa, organisaation tulee kannustaa henkilöstöään aktiiviseen tiedon jakamiseen sekä huolehtia, että sen tiedon jakamisen prosessi on tehokas ja viestitetty henkilöstölle selkeästi.

Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, miten tutkimuksen kohteena olevan organisaation henkilöstö kokee tiedon jakamisen prosessin sekä tulisiko tiedon jakamisen prosessia heidän mielestään kehittää ja jos niin miten. Tavoitteena oli lisäksi selvittää, vaikuttaako käytettävä kieli sekä maantieteellinen sijainti tiedon jakamiseen ja aiheutuuko niistä eroja maiden henkilöstön välillä.

Tutkimus oli monimenetelmällinen. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia sekä kyselyä, joka sisälsi myös avoimia kysymyksiä. Kysely lähetettiin koko tutkimuksen kohteena olevan organisaation henkilöstölle.

Tutkimus oli tapaustutkimus, jonka tarkoitus oli tarjota johdolle henkilöstön mielipiteitä liittyen heidän tiedon jakamiseen sekä nykyiseen tiedon jakamisen prosessiin. Tällä hetkellä organisaation haasteena oli, että sekä prosessia että ohjeistusta ei oltu selkeästi tiedotettu henkilökunnalle. Myöskään tiedon jakamiseen käytettävistä työkaluista ei oltu viestitty selkeästi. Haasteena olivat myös eritasoinen kielitaito, kasvokkaisten tapaamisten vähyys sekä se, että tiedon jakamisen virtuaalityökalut eivät olleet aktiivisesti käytössä.