Muutosjohtaminen digitaalisen työkalun käyttöönotossa

Abstract

Muutosjohtamisesta on muodostunut merkittävä tekijä strategisessa johtamisessa. Toimintaympäristön, teknologian ja markkinoiden muutoksien myötä organisaatioiden on kyettävä jatkuvasti uudistamaan toimintaansa. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia muutosjohtamisen keinoja organisaation siirtyessä digitaalisen tavoitteiden asettamista ja johtamista tukevan työkalun käyttöön.

Tutkimuksen aineisto koostui teoriaosuudesta ja seitsemästä puolistrukturoidusta haastattelusta yhdessä toimeksiantajayrityksessä, joka on edellä kuvatun muutosprosessin alkuvaiheissa. Haastatteluun osallistui yrityksen henkilöstöstä ja hyvinvoinnista vastaava henkilö sekä kuusi esimiestä yrityksen johtajistosta.

Käyttöönotetun digitaalisen tavoitteiden asettamista ja johtamista tukevan työkalun taustalla on OKR-malli (Objectives and key results). OKR-mallissa yritys asettaa toiminnalleen tavoitteita, joiden toteutumista seurataan mittareilla. Toimeksiantajayrityksessä OKR-mallin pohjalta on luotu ALSO Way tavoite- ja johtamisstruktuuri.

Tutkimuksen mukaan digitaalisen tavoitteiden asettamista ja johtamista tukevan työkalun käyttöönotossa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota viestinnän laatuun ja määrään. Viestinnällä on suuri merkitys myös ihmisten sitoutumisessa ja muutosvastarinnan vähentämisessä kaikissa muutosprosessin vaiheissa.

Menestyksekkään muutosprosessin alkuvaiheessa luodaan visio, sekä kiireellisyyden ja välttämättömyyden tunne. Ylimmän johdon lisäksi henkilöstöä autetaan näkemään tarve muutokselle. Ohjaava tiimi auttaa viestimään visiota ja varmistaa, että muutosvastarintaa kohdatessa osataan perustella uudet toimintatavat, jotka joskus saattavat tuntua jopa työläältä. Tämän vuoksi on tärkeää varmistaa, että ohjaava tiimi on ymmärtänyt vision. Aktiivista viestintää ylläpidetään muutosprosessin loppuun saakka, esimerkiksi myöhemmässä vaiheessa jakamalla menestystarinoita. Aktiivista muutosviestintää tulee pitää yllä, kunnes uudet toimintatavat on juurrutettu yrityksen kulttuuriin ja arvoihin.

Change management has become an important factor in strategic leadership. Changes in the business environment, technology and markets have led to organisations having to continuously renew their operations. The aim of this thesis was to study the change management methods in an organisation that is in the process of implementing a digital tool that supports goal setting and leadership.

The thesis data consisted of theory and seven semi-structured interviews that were carried out for one case study company that is on the early stages of its change process. The participants of the interviews consisted of the case study company’s HR manager and six directors.

On the background of the digital tool that supports goal setting and leadership is an OKR (Objectives and key results) system. In the OKR system a company sets goals for their operations, which are then monitored with key results. The OKR system has been the basis for developing the ALSO Way goal and leadership structure in the case study company.

It was found that it is especially important to pay attention to the quality and amount of the communication in the introduction of a digital tool. Communication is a significant factor in employee engagement and in reducing resistance to change throughout the whole change process.

At the beginning of a successful change process it is important to create a vision and a sense of urgency. In addition to the top management, it is important to help the employees to understand the need for change. A guiding coalition will help to communicate the vision and to ensure, that in the case of change resistance, the sometimes labor-consuming new operating modes can be justified. That is why it is important to ensure that the guiding coalition has taken in the vision as originally planned. It Is crucial to continue active communication even later in the change process, for example by sharing success stories at the later steps of the process. This active communication needs to be carried out throughout the whole change process, ensuring that the new operation modes have been established in the company’s culture and values.