Kohti onnistunutta tapahtumaa : case: Valotori

Abstract

Työn toimeksiantaja oli Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry. Työn tavoitteena oli antaa Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry:lle työkaluja onnistuneen valotapahtuman toteuttamiseen. Tavoitteen saavuttamiseksi tutkittiin Valotori-tapahtumaa sekä Jyväskylän keskustan yritysten mielipiteitä ja tavoitteita tapahtumista sekä tapahtumiin osallistumisen motiiveja.

Tutkimuksessa käytettiin kahta laadullista tutkimusmenetelmää. Valotori-tapahtuman havainnointitutkimus suoritettiin 24.–25.9.2010. Kahdeksan Jyväskylän keskustan yrittäjän haastattelut suoritet-tiin yksilöhaastatteluina joulukuussa 2010. Haastattelutyyppinä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua.

Työ osoitti, että Valotori-tapahtumassa on paljon kehitettävää. Tutkimuksessa havaittiin, että tapahtuman suunnitteluprosessissa oli suuria puutteita. Tapahtuman tavoitetta ja kohderyhmää ei määritelty riittävän tarkasti, ja teema jäi puuttumaan tapahtumasta lähes kokonaan. Tämän vuoksi tapahtuma oli hajanainen ja liian samantyylinen kuin Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry:n muut tapahtumat. Haastatteluista kävi myös ilmi, että keskustan yrittäjät toivoivat tapahtumien olevan myynnillisten sijaan ohjelmallisia. Valotapahtuman lisäksi yhdistyksen tulisi siis kehittää myös muita tapahtumiaan enemmän ohjelmalliseen suuntaan.

Työstä hyötyvät Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry sekä muut tapahtumia järjestävät tahot, sillä opinnäytetyötä voi käyttää tapahtuman järjestämisen oppaana.

The thesis was commissioned by Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry. The aim of the thesis was to provide Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry tools to realize a successful lights event. To achieve the aim of the thesis, the Valotori event was studied. In addition, the opinions and objectives of organizations located in Jyväskylä city centre, as well as their motives to participate in the events were examined.

The thesis consists of two different types of qualitative research methods. Valotori event was observed on September 24. and 25. 2010. The interviews of eight Jyväskylä city centre entrepreneurs were conducted in December 2010. The type of the interviews was half-structured interview.

The results of the study showed that there are a great deal to improve and develop in the Valotori event. The results also indicated that there are major deficiencies in the planning process of the event. The principal objective or the target group of the event had not been defined accurately enough. Furthermore, the actual theme of the event lacked completely. Due to these deficiencies, the event was scrappy and it resembled too much Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry’s other events. From the interviews emerged also the fact that Jyväskylä city centre entrepreneurs wished the events to be programmatic instead of concentrating purely on sales business. Therefore, in addition to the Valotori event, Jyväskylän Elävä Kaupunkikeskusta ry should develop their other events to contain more programs.

Seeing that this thesis can be used as a guide in arranging an event, it benefits both Jyväskylä Living City Centre’ and other events organizing parties.