Case Vähittäiskaupan tilipalvelu VTP Oy - Keskon toimialayhtiöiden palkanlaskennan opas

Abstract

Perehdytys ja työnopastus ovat tärkeä osa jokaisen yrityksen työturvallisuutta. Hyvin tehty perehdytys luo positiivisen kuvan yrityksestä ja auttaa uutta työntekijää oppimaan tehokkaasti työtehtävät ja yrityksen toimintatavat. Hyvin tehty perehdytys myös vähentää virheitä, hävikkiä ja onnettomuuksien vaaraa.

Työn tavoitteena oli laatia Vähittäiskaupan tilipalvelu VTP Oy:lle yksinkertainen opas Keskon toimialayhtiöiden palkanlaskentaan. Opas on tarkoitettu palkanlaskennan kesätyöntekijöille perehdytyksen oheen. Perehdytyksen jälkeen he voivat seurata ohjeita itsenäisen työskentelyn ohessa. Oppaassa käsitellään palkkamateriaalien ja raporttien käsittelyä ja aikatauluja sekä kerrotaan eri toimialayhtiöiden tärkeimmät tiedot. Opas on tehty VTP Oy:lle kehittämään jo valmiina olevaa perehdytysohjelmaa.

Opas on tarpeen VTP Oy:lle, sillä Keskolla on monia toimialayhtiöitä ja niiden palkanlaskijoilla on erilaiset toimintatavat. Yhtenäiset palkanlaskennan ohjeet auttavat VTP Oy:tä suuntaamaan voimavarat sinne, missä niitä tarvitaan. Palkanlaskennan oppaan avulla kesätyöntekijät suoriutuvat itsenäisesti heille määrätyistä töistä ilman jatkuvaa opastusta.

Opasta on tehty vakituisten työntekijöiden avustuksella. Tarvittavat tiedot opasta varten on saatu haastattelemalla VTP Oy:n palkanlaskijoita sekä erään toimialayhtiön palkkayhdyshenkilöä. Työohjeet ovat mahdollisimman tarkat, mutta eivät liian yksityiskohtaiset. Oletuksena on, että uusi kesätyöntekijä on tehnyt perehdytyksen ohessa omia muistiinpanoja sekä osaa hyödyntää aikaisempia jo olemassa olevia työohjeita. Oppaassa on siis keskitytty vain tärkeisiin ja merkittäviin toimialayhtiöiden palkanlaskennan työvaiheisiin.

Opas otetaan käyttöön kevään aikana VTP Oy:llä. Opasta esitellään perehdyttäjille koulutuksessa, jossa esittelen sen käyttömahdollisuudet. Seuraan oppaan käyttöä kesällä töissä ollessani. Opasta muokataan vielä palautteiden ja koekäytön mukaan käytännöllisemmäksi. Oppaan on tarkoitettu olevan myös jatkossa kesätyöntekijöiden itsenäisen työskentelyn tukena.

Orientation and work counseling are an important part of every company’s occupational safety system. Well implemented orientation gives a positive picture of the company and helps a new employee to learn more effectively his/her own assignments and the company’s policies. It also reduces mistakes, waste of resources, and the risk of accidents.

In this final thesis project, the priority was to create for Vähittäiskaupan tilipalvelu VTP Ltd a simple guide to the payroll system of Kesko’s specialised divisions. Together with the orientation process, the guide is intended to help summer employees working for Kesko’s payroll service. After orientation, summer employees should be able to work independently with the help of the guide. The guide explains how to deal with salary materials, reports, and schedules. It also includes the most important information about each of the special divisions. The guide has been made to develop the orientation program which already exists.

The guide is essential for VTP Ltd because Kesko has many divisions, and all accountants have different working methods. A consistent set of guidelines will help VTP Ltd to direct the resources where they are needed. With the help of the guide, summer employees will be able to cope independently with their work without constant advice.

The guide has been made with the help of full-time payroll employees. Necessary information for the guide has been obtained by interviewing VTP Ltd’s accountants and the contact person of one of the special divisions. The instructions are as exact as possible but not too detailed. The assumption is that the new summer employees make their own notes during the orientation sessions, and can also make use of instruction manuals that already exist in the company. Therefore the guide focuses only on the most important steps in the payroll process for Kesko’s special divisions.

The guide will be taken into use at VTP Ltd during the spring 2011. There will be a special training session for the mentors responsible for the orientation programme, where I will introduce the guide and demonstrate its possibilities. I will follow how the guide works in practice throughout the summer when I am working for VTP Ltd. The guide will be revised on the basis of feedback and experience to make it more practical. The guide is intended to help summer employees work independently also in the future.