Suomen Mensa ry:n syyskokous Porissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli järjestää Suomen Mensa ry:n syyskokous Porissa 19. – 21.11.2010. Kokous järjestettiin, koska yhdistysten tulee pitää yhdistyslainsäädännön mukaan sääntömääräisiä kokouksia vuosittain. Työn tilaajana toimi Suomen Mensa ry. Kokouksen on suunnitellut Suomen Mensa ry:n Satakunnan paikallisosaston vapaaehtoiset jäsenet järjestelytoimikuntana yhdessä opinnäytetyön tekijän kanssa. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka koostuu teoriasta ja käytännön toteutuksesta.

Opinnäytetyön alussa esiteltiin Suomen Mensa ry ja Satakunnan paikallisosasto sekä tapahtumalle asetetut tavoitteet. Teoriaosuudessa käsiteltiin kokoukseen ja tapahtuman järjestämiseen sekä projektinhallintaan liittyvää teoriaa. Kokous järjestettiin yhdistelmätapahtumana, jossa yhdistettiin huvi ja hyöty. Asiaohjelman lisäksi järjestettiin viihteellistä ohjelmaa. Kokouksen suunnittelun ja toteutuksen kerronnan apuna käytettiin strategisen ja operatiivisen kolmion kysymyksiä. Työn lopussa esiteltiin tavoitteiden toteutumista työn tilaajan, kohderyhmän sekä työn tekijän kannalta käyttäen apuna osallistujilta kerättyä palautetta. Palautteet oli saatu palautekyselyn avulla, joka lähetettiin osallistujille sähköpostitse kokousviikonlopun jälkeen.

Kokousviikonlopun aikaa vievin osuus oli suunnitteluvaihe, joka alkoi jo vuotta ennen kokousta. Suunnitteluvaiheeseen kuului muun muassa ohjelman suunnittelu, ilmoittautumisten vastaanotto, kokouslehden ja koristeiden suunnittelu sekä yhteydenpito yhteistyökumppaneihin. Suomen Mensa ry:n syyskokous Porissa onnistui hyvin. Kohderyhmältä palautekyselyn kautta saadut tulokset olivat positiivisia. Osallistujat olivat tyytyväisiä erityisesti kokousviikonlopun järjestelyihin. Kyselyn tuloksista saatiin myös kehitysideoita tulevien kokousten aikataulujen suunnitteluun ja illallisjärjestelyihin. Myös työn tilaajan ja työn tekijän tavoitteet täyttyivät hyvin.

Fall meeting of Suomen Mensa ry in Pori. The purpose of this thesis was to organize the fall meeting of Suomen Mensa ry in Pori 19. – 21.11.2010. The meeting was organized because according to Finnish organization legislation organizations must uphold regular annual meetings. The work was subscribed by Suomen Mensa ry. Event was planned by Suomen Mensa ry`s Satakunta local divisions voluntary workers in association with thesis worker. Work was done as an operational thesis that consisted of theory and realization the event.

Suomen Mensa ry, Satakunta local division and goals of the event were introduced in the beginning of the thesis. Theory portion of the thesis consisted of theory of conference and event planning and project management. The meeting was organized as a combined event where business and pleasure were integrated. In the event additional to factual program there was entertainment. The questions of strategic and opera-tional triangle were used as assisting tool in narrating the planning and realization of the event. In the end of the thesis fulfilment of the goals were presented from the point of view of subscriber, target group and thesis worker using feedback from the participants as a helping tool. Feedbacks were gathered using a questionnaire that was sent to the participants after the event.

The most time-consuming part of the weekend was the planning phase that started a year before the event. The planning included planning the program, receiving the enrolments, planning the meeting magazine and the decorations and contacting the affiliates. Suomen Mensa ry’s fall meeting was a success. Results from the target group via questionnaire were positive. Participants were especially satisfied to the planning of the event. The feedback offered also some development ideas for the future meetings in time management and arranging the dinner party. The goals of the subscriber and thesis workers were also met.