Kartläggning och förbättring av processer i IT-företag: En modell för verksamhetsförbättring

Abstract

Syftet med arbetet är att skapa en modell för processhantering i ett IT-företag. Med hjälp av modellen skall uppdragsgivaren kunna införa processorienterat förbättringsarbete i företaget. Arbetet behandlar kort vad processorienterat arbetssätt innebär, hur man definierar kvalitet och några exempel på metoder för processorienterat förbättringsarbete och kvalitetsförbättring. Eftersom metoderna är otaliga och många endast variationer av varandra, är det här arbetet inte heller baserat på en specifik metod utan en kombination av några olika. De metoder som haft störst inverkan på arbetet är Lean, Sex Sigma och ISO 9000, vilket också tas upp i kapitel 2.

Modellen är uppdelad i fem olika faser; förbereda, förstå, förbättra, förverkliga och förvalta. I varje fas ingår exempel på olika analyser och diagram som kan användas för processförbättringen samt vilken sorts dokumentation var och en av faserna borde resultera i. Största delen av analyserna och diagrammen har delvis omarbetats för att bättre tjäna ändamålet för ett IT-företag. Resultatet blev en plan med riktlinjer för hur processorienterat tänkande och förbättringsarbete, steg för steg, kan införas och implementeras i företaget på ett sätt som ökar chanserna för att förändringen etableras. Förutom själva planen skapades även färdiga botten för de olika modellerna och diagrammen som nämns i planen. Dessa botten är specifikt utarbetade för uppdragsgivarens ändamål och användning.

Työn tarkoituksena oli luoda malli prosessinhallinnalle IT-yrityksessä. Mallin avulla työnantaja voisi ottaa prosessisuuntautunut parannustyö käyttöön yrityksessä. Työssä käsitellään lyhyesti prosessikeskeisten työmenetelmien tarkoitus, laadun määrittelemistä ja esimerkkejä menetelmistä prosessisuuntautuneelle parannustyölle ja laadun parantamiselle. Koska menetelmiä on lukemattomia ja monet ovat vain variaatioita toisistaan, tämä työ ei myöskään perustu yhteen tiettyyn menetelmään, vaan on yhdistelmä muutamista. Menetelmät, joilla on ollut suurin vaikutus työhön, ovat Lean, Sex Sigma ja ISO 9000, joita käsitellään myös luvussa 2.

Malli on jaettu viiteen eri vaiheeseen; valmistelu, ymmärrys, parannus, toteutus ja hallinta. Jokainen vaihe sisältää esimerkkejä erilaisista analyyseistä ja kaavioista, joita voidaan käyttää prosessien parantamiseen, sekä kuvaus dokumentaatiosta, johon kunkin vaiheen tulisi johtaa. Suurin osa analyyseistä ja kaavioista on osittain muokattu paremmin palvelemaan IT-yrityksen toiminta. Tuloksena oli suunta antava suunnitelma, kuinka prosessisuuntautunut ajattelu ja parannustyöt voidaan askel askeleelta ottaa käyttöön ja toteuttaa yrityksessä tavalla, joka lisää muutoksen mahdollisuutta. Itse suunnitelman lisäksi on luotu valmiit pohjat suunnitelmassa mainituille eri malleille ja kaavioille. Nämä pohjat ovat suunniteltu erityisesti työnantajan tarkoitukseen ja käyttöön.

The purpose of the work is to create a model for process management in an IT company. With the help of the model, the employer should be able to introduce process-oriented improvement work in the company. The work briefly discusses what process-oriented working methods mean, how to define quality and some examples of methods for process-oriented improvement work and quality improvement. Since the methods are countless and many only slightly variating from each other, this work is based on a combination of a few different methods as opposed to one specific. The methods that have influenced this work the most are Lean, Sex Sigma and ISO 9000, which are also presented in Chapter 2.

The model is divided into five different phases; prepare, understand, improve, implement and manage. Each phase includes examples of different analyzes and charts that can be used for the process improvement as well as what kind of documentation each of the phases should result in. Most of the analyzes and charts have been partially reworked to better serve the purpose of an IT company. The result was a plan with guidelines for how process-oriented thinking and improvement work, step by step, can be introduced and implemented in the company in a way that increases the chances of real change being established. In addition to the plan itself, templates for the different models and diagrams mentioned in the plan were also created. These templates are specifically designed for the purpose and use of the employer.