Automatisointi saapuvien sähköisten tilausten käsittelyyn
Hallenberg, Felix (2019)
Hallenberg, Felix
2019
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202001271614
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202001271614
Tiivistelmä
Ohjelmistorobotteja käytetään automatisoimaan tietotyön rutiinitehtäviä. Ohjelmistorobotit työskentelevät käyttöjärjestelmässä ja eri sovelluksissa suorittaen erilaisia toimenpiteitä askel kerrallaan. Ohjelmistorobottien kehittäminen on nopeaa, sillä uuden ohjelmakoodin kirjoittamisen sijasta robotteja konfiguroidaan.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda automatisaatioprosessi DSV Road Oy:n saapuvien tilausten käsittelyyn. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan sähköisiä vientitilauksia. Tilaukset voidaan jakaa tuontitilauksiin, vientitilauksiin ja cross-country-tilauksiin. Tuontitilauksessa tilauksen määrämaa on Suomi ja lähtömaa joku muu. Vientitilauksessa lähtömaa on Suomi ja määrämaa on joku muu. Cross-country -tilauksissa rahdinmaksaja on useimmiten Suomessa, mutta lähtö- ja määrämaa ei ole Suomi. Tämän jälkeen tilaukset voidaan jakaa edelleen manuaalisiin- ja sähköisiin tilauksiin. Manuaalinen tilaus on tilaus, jonka asiakaspalvelija kirjaa järjestelmään. Sähköinen tilaus saapuu suoraan asiakkaalta, asiakkaan operaattorin kautta tai muun DSV:n sähköisen portaalin kautta, kuljetusjärjestelmään.
Työn taustalla oli logistiikka-alan yrityksen DSV Road Oy:n, Customer Care -osaston eli asiakaspalveluosaston tarve. Osastolla työaikaa käytettiin liialti tilausten käsittelyyn, johon haettiin automatisointia määrämuotoisten tilausten osalta. Säästettävä aika voitaisiin kohdentaa haastavampiin tehtäviin. Tilausten käsitteleminen on omiaan ohjelmistorobotiikalle: aineistomäärältä on suuri ja aineisto sisältää määrämuotoista tietoa.
Opinnäytetyön tekijä suunnitteli ratkaisun ja toteutti sen yhdessä toisen asiantuntijan kanssa. Nelihenkinen tiimi kokoontui viikoittain projektin parissa. Opinnäytetyön tekijä oli suunnitellut ja toteuttanut ratkaisusta proof of concept -version syksyn 2018 aikana. Kun ratkaisu todettiin toimivaksi, aloitettiin projekti laajennuksena. Projektin ensimmäinen versio meni tuotantoon 27.03.2019. Lopullisena tuotteena syntyi viidestä ohjelmistorobotista ja yhdestä VBA6 ohjelmistomakrosta koostuva kuljetusten hallintajärjestelmässä saapuvia tilauksia käsittelevä kokonaisuus.
Opinnäytetyö onnistui, sillä kehittäminen pysyi pääosin ennalta asetetun aikataulun mukaisena ja lopullinen tuote onnistui tavoitteessaan eli säästämään aikaa asiakaspalveluosaston toiminnassa. Opinnäytetyötä voidaan kehittää ottamalla mukaan myös sähköiset tuontitilaukset ja tekoälysovellutuksen avulla myös sähköpostitse saapuvat manuaaliset tilaukset. Etiikan kannalta on syytä myös tarkastella millaisina ohjelmistorobotin aikaansaamat muutokset näkyvät työntekijöiden arjessa. Kokevatko työntekijät, että ohjelmistorobotti vähentää rutiinityössä syntyvää kiirettä ja stressiä? Toisaalta kehitetäänkö työntekijöiden osaamista muulla tavalla ja siirretään haastavampiin tehtäviin?
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda automatisaatioprosessi DSV Road Oy:n saapuvien tilausten käsittelyyn. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan sähköisiä vientitilauksia. Tilaukset voidaan jakaa tuontitilauksiin, vientitilauksiin ja cross-country-tilauksiin. Tuontitilauksessa tilauksen määrämaa on Suomi ja lähtömaa joku muu. Vientitilauksessa lähtömaa on Suomi ja määrämaa on joku muu. Cross-country -tilauksissa rahdinmaksaja on useimmiten Suomessa, mutta lähtö- ja määrämaa ei ole Suomi. Tämän jälkeen tilaukset voidaan jakaa edelleen manuaalisiin- ja sähköisiin tilauksiin. Manuaalinen tilaus on tilaus, jonka asiakaspalvelija kirjaa järjestelmään. Sähköinen tilaus saapuu suoraan asiakkaalta, asiakkaan operaattorin kautta tai muun DSV:n sähköisen portaalin kautta, kuljetusjärjestelmään.
Työn taustalla oli logistiikka-alan yrityksen DSV Road Oy:n, Customer Care -osaston eli asiakaspalveluosaston tarve. Osastolla työaikaa käytettiin liialti tilausten käsittelyyn, johon haettiin automatisointia määrämuotoisten tilausten osalta. Säästettävä aika voitaisiin kohdentaa haastavampiin tehtäviin. Tilausten käsitteleminen on omiaan ohjelmistorobotiikalle: aineistomäärältä on suuri ja aineisto sisältää määrämuotoista tietoa.
Opinnäytetyön tekijä suunnitteli ratkaisun ja toteutti sen yhdessä toisen asiantuntijan kanssa. Nelihenkinen tiimi kokoontui viikoittain projektin parissa. Opinnäytetyön tekijä oli suunnitellut ja toteuttanut ratkaisusta proof of concept -version syksyn 2018 aikana. Kun ratkaisu todettiin toimivaksi, aloitettiin projekti laajennuksena. Projektin ensimmäinen versio meni tuotantoon 27.03.2019. Lopullisena tuotteena syntyi viidestä ohjelmistorobotista ja yhdestä VBA6 ohjelmistomakrosta koostuva kuljetusten hallintajärjestelmässä saapuvia tilauksia käsittelevä kokonaisuus.
Opinnäytetyö onnistui, sillä kehittäminen pysyi pääosin ennalta asetetun aikataulun mukaisena ja lopullinen tuote onnistui tavoitteessaan eli säästämään aikaa asiakaspalveluosaston toiminnassa. Opinnäytetyötä voidaan kehittää ottamalla mukaan myös sähköiset tuontitilaukset ja tekoälysovellutuksen avulla myös sähköpostitse saapuvat manuaaliset tilaukset. Etiikan kannalta on syytä myös tarkastella millaisina ohjelmistorobotin aikaansaamat muutokset näkyvät työntekijöiden arjessa. Kokevatko työntekijät, että ohjelmistorobotti vähentää rutiinityössä syntyvää kiirettä ja stressiä? Toisaalta kehitetäänkö työntekijöiden osaamista muulla tavalla ja siirretään haastavampiin tehtäviin?