Perunkirjoitusprosessi ja tiedonkeruulomake : Case: Jyväskylän oikeusaputoimisto

Abstract

Oikeusaputoimistossa hoidetaan vuodessa suuri määrä perunkirjoituksia. Perukirjaluonnosten tekeminen kuuluu oikeusapusihteerien toimenkuvaan. Se koetaan haasteelliseksi ja aikaa vieväksi, joten tutkimus on tehty sihteerin näkökulmasta.

Tutkimuksen tarkoituksena on analysoida yksityiskohtaisesti perunkirjoitusprosessin vaiheet sekä löytää keinoja sen tehostamiseksi. Tutkimuksessa selvitetään yleisesti perunkirjoitusta. Siinä käydään läpi perunkirjoituksen toimittamiseen tarvittavat tiedot ja asiakirjat. Tavoitteena on tehdyn teemahaastattelun avulla laatia tiedonkeruulomake. Työkalu, jota sihteeri käyttää tulevaisuudessa hoitaessaan perunkirjoitusasian vastaanottoneuvottelun. Lomake helpottaa perukirjaa varten selvitettävien asioiden läpikäyntiä. Lomakkeeseen voidaan merkitä tieto siitä, kuka hankkii puuttuvat asiakirjat. Seurantamerkinnän avulla varmistetaan, että kaikki tarvittavat toimenpiteet on tehty perunkirjoituksen jälkeen.

Tutkimuksen lopussa esitellään kehittämisehdotuksia, joilla pyritään tehostamaan perunkirjoitusprosessia. Kantaa otetaan myös siihen, millä tavoin asiakaspalvelua voidaan kehittää paremmaksi.

Every year, legal aid offices carry out a great number of property evaluations of deceased estates. It is part of the work of a legal aid secretary to draft these evaluations. The drafting process is generally conceived to be challenging and time-consuming. Thus the study was conducted from the point of view of a legal aid secretary.

The aim of the study was to make a detailed analysis of the property evaluation process and find ways to make it more efficacious. In addition to this, the study focused on the evaluation process in general, taking into account all the relevant documents and the information needed to carry out the evaluation of the estate. The objective was to conduct an interview regarding property evaluation upon death, and draft a form based on this interview. This form will be a tool used by the legal aid secretary when he or she carries out the first interview regarding the administration of the deceased's estate. The form will be an aid in the fact-finding process pertinent to evaluating the estate. It is possible to identify the person appointed to acquire the missing documents. The form also enables the administrator to make subsequent notes ensuring that all the necessary procedures have been completed after the property evaluation has been brought to an end.

The conclusion includes proposals for making the property evaluation process more efficient. There is also a discussion on how the customer service can be improved.