Hajautetun organisaation sisäinen viestintä, Case Finpro ry

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää millainen rooli sisäisellä viestinnällä on hajautetuissa organisaatioissa. Työ on tehty toimeksiantona Finpro ry:lle kesän 2010 ja kevään 2011 välisenä aikana. Työn aiheen valintaan vaikuttivat opinnäytetyön tekijän suuntautumisharjoittelu kohdeorganisaatioissa sekä yritysviestinnän suuntautumisopin-not.

Kyseessä on tapaustutkimuksena toteutettava laadullinen opinnäytetyö, jossa asetettui-hin tutkimuskysymyksiin pyritään saamaan vastauksia tutustumalla sisäisen viestinnän käytäntöihin kohdeorganisaatio Finprossa. Työn menetelmäosuuden tavoitteena on kuvata Finpron sisäisen viestinnän nykytilaa tutustumalla viestinnän suunnitteluun vai-kuttaviin tekijöihin, viestinnän periaatteisiin ja sisäisen viestinnän toteutukseen.

Sisäisen viestinnän toimivuutta kohdeorganisaatiossa arvioidaan teemahaastatteluiden avulla. Haastatteluista saatujen tulosten perusteella on tarkoitus selvittää myös mahdol-lisia ongelmakohtia sisäisen viestinnän toimivuudessa, ja tehdä niihin liittyvä kehityseh-dotuksia. Työssä tarkastelun ulkopuolelle rajattiin Finpro ry:n jäsenviestintä.

Opinnäytetyön tulokset heijastavat teoriaosuudessa käsiteltyjä sisäisen viestinnän ja hajautetun työskentelyn piirteitä. Työyhteisöjen viestintä ei voi enää olla tiedon ”ruis-kuttamista” ylhäältä alas. Nykyorganisaatioiden sisäisessä viestinnässä korostuvat yhteisöllisyyden vahvistaminen, yhdessä oppiminen ja ennen kaikkea vuorovaikutteisuus. Hajautettuun työskentelyyn liittyen haasteellisinta on luottamuksen synnyttäminen yhteistyön perustaksi virtuaalisin keinoin, muutosviestintä sekä organisaatioiden kulttuurillinen ja kielellinen moninaisuus.

The primary objective of this study was to examine the role of internal communica-tions in a decentralized organization. The study was conducted as a commission to Finpro ry during the summer 2010 and spring 2011. The topic of this study was selected based on an internship period in the case organization. Also elective professional studies in organizational communication affected the selection of the topic.

The study was based on qualitative methods and the aim was to examine the practices of internal communications in the case organization Finpro ry. The empirical section of the study describes the present state of internal communications in the case organi-zation. The objective was to determine the principles of communications and to un-derstand the factors behind the planning of it. Getting to know how internal commu-nications is carried out in practice in the case organization was also one of the main purposes of this study. The functionality of communications is evaluated by conduct-ing theme interviews. Based on the results of these interviews, the aim was to suggest means to improve the detected issues in the current situation.

The results of the study reflect to the features suggested in the theoretical section of the study. Communications in today´s working communities can no longer be carried out by only injecting information top-down. Internal communications in organizations is all about reinforcing the sense of community, learning together and creating interactive tools for working. The most challenging aspects of working in a decentralized organization involve the building up of trust among colleagues and the communication of changes. Also cultural and linguistic diversity makes working in a decentralized organization challenging.