Dokumentinhallinta pk-yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää pk-yritysten tarpeet dokumentinhallinnan suhteen sekä selvittää, mitä varteenotettavia dokumentinhallintajärjestelmiä on tarjolla. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Kosila Digimedia.

Nykytilanne pk-yrityksissä selvitettiin haastattelemalla 10:tä eri toimialan yritystä puhelimitse. Haastattelun yhteydessä selvitettiin dokumentinhallinnan nykytila yrityksissä sekä mahdolliset parannustarpeet.

Saatavilla olevia dokumentinhallintajärjestelmiä etsittiin Internetin välityksellä. Tarjolla olevista järjestelmistä valittiin neljä, SharePoint, M-Files, Therefore sekä Alfresco, tarkempaan käsittelyyn. Järjestelmien käsittelyssä keskityttiin pääasiassa dokumentinhallintaominaisuuksien käsittelyyn.

Työn lopuksi toteutettiin M-Files-järjestelmällä demoympäristö, jonka avulla voidaan esitellä järjestelmän toimintaa asiakkaille. Kosila Digimedia alkaa myös tarjota dokumentinhallintaratkaisuja asiakkaille käyttäen M-Files-järjestelmää.

Työstä selviää, että dokumentinhallintaan ei juurikaan ole panostettu pk-yrityksissä. Lähes kaikissa yrityksissä, joissa ei ole käytössä dokumentinhallintajärjestelmää, joudutaan kamppailemaan tiettyjen yleisten ongelmien kanssa. Yhtä kaikille sopivaa järjestelmää ei kuitenkaan ole, joten valinta joudutaan tekemään yrityskohtaisesti, yrityksen tarpeisiin pohjautuen.

The purpose of this thesis was to examine the needs of small and medium sized enterprises regarding document management, as well as to investigate the noteworthy document management systems available on the market. The thesis was commissioned by Kosila Digimedia.

The current state in SMEs was investigated by interviewing ten companies from different fields by phone. During the interview, the present state of document management in the company was determined, as well as the possible improvements needed in the company.

Available document management systems were investigated through the Internet. Four available systems, SharePoint, M-Files, Therefore and Alfresco, were chosen to closer examination. While going through the different systems, the focus was mostly on the document management aspects of the systems.

At the end of the study a demo environment was created by using the M-Files document management system. The demo environment is meant to be used as a marketing tool when presenting customers the different possibilities the system can offer. Kosila Digimedia will also start offering document management solutions to its customers by using the M-Files system.

The thesis shows that document management is an object that the SMEs have not been investing in so much. The majority of companies which have not invested in a document management system have to deal with a number of common problems because of it. There is not, however, only one system that suits all companies; therefore, the choice of a document management system has to be made based on the special needs of the company.