Metso Minerals Oy:n tilauskonttorin suorituskyvyn mittaaminen ja mittareiden kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Metso Minerals Oy Tampereen Tehtaiden tilauskonttorille. Työn tavoitteena oli kehittää osaston nykyisiä suorityskykyä kuvaavia mittareita ja ideoida uusia, jotta tilauskonttoriin saataisiin kattavampia ja kokonaisvaltaisesti toimintoja kuvaavia mittareita. Tarkoituksena oli miettiä, kuinka hiljattain käyttöönotettua toiminnanohjausjärjestelmä SAP:ia voitaisiin kehittää vastaamaan osaston tarpeita. Työssä tutkittiin suorituskyvyn mittaamisen teoriaa sekä haastateltiin kohdeyrityksen avainhenkilöitä.

Tällä hetkellä tilauskonttorissa toteutettava mittaaminen on työlästä sekä haasteeellista. Mittausdata on kerätty Excel-taulukoihin ja myös sen analysointi tapahtuu manuaalisesti. SAP:n hyödyntäminen raportoinnissa oli alunperinkin yksi järjestelmän tarkoituksista ja tilauskonttorissa halutaan ottaa käyttöön tämä ominaisuus. Osastolla on tähän asti ollut käytössä vain yksi suorituskykyä kuvaava mittari, tilauksenkäsittelyaika. Käyttöön olisi hyvä saada myös toinen mittari, jota voidaan hyödyntää niin tulospalkkiossa sekä toiminnanohjauksessa ja -kehityksessä. Työn loppupuolella on tuotu esille, kuinka SAP:ista voitaisiin saada automaattisesti raportti, joka helpottaisi mittaustyötä vastaisuudessa. Myös uusia mittareita on ideoitu runsaasti. Tärkeimpänä laskutusmittari, jolla selvitetään, kuinka nopeasti lasku on tehty. Tätä voitaisiin käyttää myös tulospalkkionmaksun osaperusteena. Muut mittarit ovat lähinnä osaston toimintoja ja nykytilaa kuvaavia, joiden avulla voidaan analysoida tilannetta.

Jatkotoimenpiteinä tilauskontonttorin esimies tutkii opinnäytetyön tuloksia ja myös päättää, halutaanko ehdotettuja uusia mittareita ottaa käyttöön. SAP:in järjestelmäasiantuntijat voivat ottaa uusien raporttipohjien laadinnan lähempään tarkasteluun.

Asiasanat: Mittaaminen, suorituskyvyn mittaaminen, työnohjaus, tulospalkkaus

This thesis was done for the Order Office of Metso Minerals Inc., Tampere works. The aim was to develop the performance measurement system that is in use at the moment. The other aim was to develop new metrics so that the measurement system in the Tampere Order Office would be more extensive. The idea was to think how the newly launched ERP-system, SAP, could be most usefully deployed to meet the needs of the Order Office. Theory of measurement was explored, and key persons were interviewed in order to obtain the necessary data.

At the moment, the measuring is hard work. The data has been collected in Excel-sheets and also the analyzing has been done manually. Optimizing the use of SAP for reporting purposes was originally one purpose of the entire set-up, and the Order Office wants to utilize this feature of the system. Only one indicator is used in the Order Office at the moment, and that is order handling time. It would be good to measure another aspect of the work as well, one that could be used both as a basis for incentive payments and to guide the process of professional development. At the end of the thesis, I have shown how an automatic SAP report could be developed to make the measuring easier. New indicators have been created too. The most important would be the one that shows how many days it takes to create an invoice. This could be used as an incentive payment indicator, too. The rest of the indicators could be used as tools to analyze and develop the operations of the Order Office.

The next steps in this process are for the Order Office manager to go through the thesis and decide which new indicators would be worth taking into use. Also, the SAP key users can take the reporting issues into closer consideration.

Key words: Measuring, performance measurement, supervision of work, incentive payment