Inköp i studerandekårsverksamhet : Case Arcada studerandekår - ASK

Abstract

Detta examnesarbete granskar inköpsverksamheten i Arcada studerandekår – ASK och problematiken i att driva en strukturerad inköpsverksamhet i en organisation där majrotiteten av aktörerna byts i början av varje kalenderår. Målet med examensarbetet är att få en insikt i studerandekårens inköpsverksamhet och samtidigt komma med rekommendationer och verktyg att vidareutveckla och effektivera inköpsverksamheten. Undersökningen är begränsad till studerandekårens egna inköpsverksamhet och övriga organ i organisationen behandlas inte.

Arbetet är en kvalitativ fallstudie baserad på intervjuer och författarens egna erfarenheter och observationer under flera år som aktiv i studerandekårens verksamhet. Undersökningen beskriver en ostrukturerad inköpsverksamhet som styrs av akuta behov och som ofta saknar ordentlig planering. Det empiriska materialet stärks av den teoretiska delen, till vilken relevant material främst är hämtat från publikationer i bokform samt från tidskrifter och nätpublikationer av framstående experter inom sina respektive ämnesområden.

Undersökningens resultat framställs genom en rad rekommendationer samt genom en samling relevanta dokument och tabeller sammanställda i excel-format. I dessa verktyg ingår bland annat exempel på kravspecifikationer, dokumentflöden och checklistor. Arbetet och verktygen ställs uppdragsgivaren till förfogande för att kunna utnyttjas i uppdrgagivarens framtida verksamhet.

This thesis discusses purcahsing in an organization that has no steady source of income and that operates on a year-to-year basis where most of the persons responsible change at the beginning of each year. This thesis investigates the purchasing workflow in Arcada Student Union – ASK. The goal of the study is to gain a deeper understanding in the purchasing processes of the student union and based on the findings come with recommendations to make the purchasing activities more effective.

The empirical data is developed through a qualitative case study to which the material has been gathered through participating observation and through interviews. The empirical data is strengthened through theoretical data collated from printed publications and from online sources. The result of the study reveals a purchasing behaviour that is done as-is and often lacks proper planning and continuity.

The result of the study is further developed into a series of recommendations and parallell to these recommendations a set of tools are created to make proper planning execution of the purchasing process easier. The tools are summarised in an excel-file. The tools consist of user requirement specifications, a visual presentation of the document flow and checklists. This thesis and the tools created are handed over to Arcada Student Union – ASK to be used in future purchasing processes.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tarkastella hankintoja organisaatiossa millä ei ole vakiintuneita tulonlähteitä ja missä suuri osa toimijoista vaihtuvat jokaisen kalenterivuoden alussa. Opinnäytetyön tavoite on luoda kuva opiskelijakunnan hankintatoiminnoista ja tulosten perusteella luoda opiskelijakunnalle työkalut hankintojen tehostamiseksi.

Tutkimus tuo esille heikosti suunnitellun ja organisoidun hankintaprosessin jota ohjaavat jo syntyneet tarpeet. Tutkimus perustuu haastatteluihin sekä kirjoittajan omiin kokemuksiin opiskelijakunnan hallitustoiminnasta vuodelta 2009 ja 2010. Tutkimusta tukee teoreetinen osa joka on koostettu alan kirjallisuudesta sekä alan asiantuntijoiden julkaisuista, niin elektronisessa kuin paperimuodossakin.

Tutkimuksen tulokset kiteytyvät suosituksiin ja kokoelmaan tärkeitä dokumentteja. Nämä luovat yhdessä työkalut opiskelijakunnan hankintojen kehittämiseen ja parempaan seurantaan tulevissa suurissa hankinnoissa.